Slimmer werken #2: Communiceren kun je leren

Slimmer werken, met die term begon het ooit. Mensen als Herman Kopinga, Martijn Aslander, David Bakker, Taco Oosterkamp en vele anderen gaven het begrip inhoud. Wat is de stand van slimmer werken anno 2020?

Ik vraag me af: wat is er gebleven en wat komt er tegenwoordig bij kijken als je werken slimmer wil aanpakken? Dit onderzoek ik in de reeks Slimmer werken.

In mijn vorige blog ging ik in op een lifehack, geen praktische, maar een die mijn leven meer structuur geeft: het bewust opstarten en afsluiten van je dagen, weken en maanden. In dit deel schrijf ik over het thema communicatie. Hoe ga je efficiënt met je mailbox en al die andere inboxen om en welke communicatie-afspraken zijn goed om te maken?

Je inbox

E-mail

Een belangrijk onderdeel van slimmer werken is het afhandelen van je inkomende e-mail. Ik schreef al eens eerder een stuk over de ondernemersinbox, dat verscheen op Sprout.nl. Hierin vertel ik hoe ik de meestgestelde vragen beantwoord van mensen die mijn mailbox laten volstromen.

Maar bij het verwerken van inkomende mailtjes komt meer kijken dan een handige FAQ. Het begint namelijk met het uitzetten van je inbox-notificaties. Op je laptop, je smartphone, op elk device dat je gebruikt. Zo word je niet steeds gestoord als je een nieuwe e-mail krijgt. Notificaties zijn als dopamine, het is fijn dat je ergens van op de hoogte wordt gebracht, maar ze maken je alles behalve productief.

Als je dan wel naar je inbox toegaat, dan verwerk je je e-mail als volgt:

1. Stelt iemand je een vraag en denk je: nee? Dan zeg je ‘nee’ en archiveer je de e-mail
2. Is het een FYI? Archiveren de handel
3. Denk je: dit kan in twee minuten? Dan doe je het werk, stuur je eventueel een reply en, jawel, archiveer je de mail
4. Denk je: dit duurt langer? En heeft het verzoek of de taak een deadline? Zet ‘m dan in je agenda of op je to-do-lijst en hang er een deadline aan
5. Denk je: dit duurt langer? Maar heeft het verzoek of de taak geen deadline? Zet ‘m dan gewoon op je to-do-lijst

Deze methode pas ik met succes al een hele tijd toe en ik ben zelfs nog een paar stappen verder gegaan met optimaliseren.

Minderen

Ten eerste ben ik veel minder naar die inbox gaan kijken. Eerst een keer per dag, toen een keer per twee dagen, toen een keer per week en inmiddels meestal een keer per twee weken. Ja, mijn werk laat dat toe, maar geloof me, dit kun jij ook. Oké, wellicht niet een keer per twee weken. Maar minderen, dat moet kunnen. Begin maar eens bij een keer per dag. 10.00, 14.00 en 16.00 uur zijn de meestvoorkomende tijdstippen die mensen hiervoor aanhouden.

Hoe komt het dat mijn werk dit toelaat? Bij Voys laten we klantcontact lopen via tickets. Daarnaast zijn de mailstromen in onze organisatie goed ingericht. Bij veel organisaties is dit niet het geval, daar verloopt primair klantcontact bijvoorbeeld via individuele mailboxen.

Ja, maar nee

Verder heb ik iets toegevoegd aan de eerste stap van het e-mailafhandelprotocol. Ontvang ik een vraag ik m’n inbox en kan ik er niet met overtuiging ‘ja’ op zeggen? Dan is het een ‘nee’. En is het een vraag die ver in de toekomst ligt: ‘Wil jij over negen maanden spreken op ons event?’ Dan behandel ik de vraag alsof ze me vragen om dit morgen te doen. De verleiding is namelijk groot om ‘ja’ te zeggen omdat het event nog lang niet plaatsvindt. Maar over iets wat ik morgen liever niet doe, word ik over negen maanden zeer waarschijnlijk niet veel enthousiaster.

Tot zover de e-mailinbox. Dat is anno 2020 niet lang meer de enige inbox die je hebt, het aantal is in de afgelopen jaren geëxplodeerd.

Andere inboxen

Dan zijn er nog al die andere inboxen: die van LinkedIn, Twitter, WhatApp, Signal, Instagram, Slack, Microsoft Teams en ga zo maar door.

Al deze nieuwe inboxen hebben impact gehad op het aantal mails. Zo mailen we als collega’s niet meer onderling (yes) en mensen die me kennen kiezen bij mij voor WhatsApp, Signal of Twitter. Mensen die me niet kennen, kiezen steeds vaker voor LinkedIn. Mijn mailbox is daarmee de verzamelplek geworden voor bedrijven die denken relevante informatie voor me te hebben (lees: spam en nieuwsbrieven). Daarnaast komen er vaak relatief belangrijke, langere en serieuzere berichten binnen als e-mail. Deze zijn vaak niet superurgent, als dat wel het geval is dan belt iemand me wel.

Ping!

Laten we beginnen met de notificaties van al die slimme apps op je smartphone. Ja, dat pingetje maakt je even heel gelukkig. Je kunt ‘t eigenlijk niet negeren. En je bent niet alleen: dat gevoel is voor nagenoeg iedereen gelijk. Je telefoon en het bijbehorende geping is onweerstaanbaar.

Hoe onweerstaanbaar ook, notificaties leiden ontzettend af. De enige oplossing is: zet ze uit. Zet alle notificaties van alle apps uit. Als iets echt belangrijk is, dan belt iemand je wel. Wie dat niet doet, verwacht ook niet direct een reactie. Daarom wordt een WhatsApp-gesprek of een DM via Twitter een ‘slow chat’ genoemd.

Dat kan slimmer

Wil je wel al die kanalen periodiek – en ik zeg periodiek, dus niet de hele dag, maar op een paar vaste momenten per dag – even bekijken, dan kan dat slimmer.

Installeer bijvoorbeeld de app Franz op je computer of laptop en zet hier al je inboxen in. WhatsApp, LinkedIn, Twitter, Slack en al die andere communicatiestromen komen zo samen in een systeem. In Franz zet je uiteraard ook alle notificaties, badges en geluiden uit. Nu hoef je niet meer al die apps te openen om te kijken of er nog iets is gebeurd, maar open je Franz op je pc of laptop. Zo zie je in een keer alle berichten van de verschillende apps.

Een andere tip die ik van een collega kreeg, is Freedom. Dit programma maakt een VPN-verbinding en blokkeert echt alles wat afleidt. Zijn woorden: “Als ik me echt moet concentreren, is dit mijn secret trick.”

Het grootste voordeel van Franz op je pc of laptop is dat je veel sneller typt op een echt toetsenbord dan op je smartphone. Daarnaast schakel je sneller en zo handel je al je inboxen efficiënter af. De regels omtrent inboxen in Franz? Die zijn gelijk gelijk aan het e-mailafhandelprotocol.

Nou is er nog een ding om rekening mee te houden: de verwachtingen van collega’s rondom slow-chat-tools als Microsoft Teams en Slack. Want als je hier goede afspraken voor maakt, verwachten collega’s ook dat je hier niet gelijk reageert.

Communicatie-afspraken

Als je veel contact hebt met dezelfde mensen, zoals je collega’s, is het handig om afspraken rondom communicatie vast te leggen. Daarnaast zijn er wat mij betreft een paar basisregels, zoals de afspraken in je eigen agenda en de keuze voor welk kanaal.

Heb je een afspraak met iemand gepland? Zet die dan gelijk in je agenda en zet de reistijd en de locatie er direct bij. Hetzelfde geldt voor de details, de contactgegevens en de link naar de mail met meer info. Is de afspraak op afstand? Maak dan gelijk een remote meeting aan. Heb je een afspraak met derden? Voeg die dan gelijk aan de afspraak toe. Klopt, dat is elke keer even wat werk, maar het scheelt je een heleboel uitzoekwerk als je afspraak werkelijk plaatsvindt. En dat geeft weer rust. Daarnaast voorkom je verwarring met degene(n) met wie je een afspraak hebt.

Over afspraken gesproken. Wil je er een meeting plannen met een persoon? Bel diegene dan gewoon op. Dat is de kortste klap. Wil je een afspraak plannen met meer mensen? Maak dan bijvoorbeeld een app-groepje aan. En wees direct duidelijk: vertel waarover de afspraak gaat en geef alvast een paar opties van data en tijdstippen waarop jij kan.

Effectief communiceren via Slack

Voor interne communicatie gebruiken we bij Voys Slack. Handig: hierin kun je een-op-een chatten met collega’s, maar bijvoorbeeld ook op de hoogte blijven van projecten in speciaal hiervoor aangemaakte channels. En dat zijn nog lang niet alle mogelijkheden. Dat ik fan ben van dit programma, schreef ik als eens op in een blog. Door Slack hoef ik intern niet meer te e-mailen en zijn WhatsApp-groepen met collega’s verleden tijd. Daarnaast zijn er heleboel tools die eenvoudig integreren met Slack. Waar het op neerkomt: we kunnen effectief communiceren.

Ook voor het gebruik van Slack gelden bepaalde regels. Als je een collega een Slackje stuurt, kan je niet verwachten dat diegene direct reageert. Mocht je dat wel willen, dan is de beller nog altijd sneller. Daarnaast is het goed om overzicht te bewaren. Daarom zijn verschillende channels handig.

Zo hebben we een channel waarin marketinggerelateerde zaken worden besproken, een channel waarin we elkaar complimenten kunnen geven en een channel waarin organisatiebrede mededelingen worden gedeeld. En zo zijn er nog veel meer. Het gevaar is dat je te veel channels krijgt. Volg daarom alleen de kanalen die voor jou relevant zijn, anders verdrink je erin.

Wil je in een channel op een bericht reageren? Doe dat dan in een draadje, zo bewaar je overzicht en kan een ieder die geïnteresseerd is het gesprek teruglezen, zonder dat het allemaal losse berichten zijn. Wel zo overzichtelijk.

En omdat alle informatie in de channels blijft staan, kunnen collega’s altijd dingen teruglezen. Dus ben je op vakantie geweest of werk je (tijdelijk) in een andere tijdzone, je hoeft nooit iets te missen. Maar je kiest natuurlijk zelf wanneer je iets leest. Want die notificaties, die staan nog steeds uit.

TL;DR

Een ding is duidelijk: met al die inboxen is het nogal een shitstorm geworden. De enige oplossing is: alle notificaties uit. En beantwoord berichten niet op je telefoon, want typen gaat veel beter op een echt toetsenbord. Een tool als Franz helpt je om periodiek en effectief antwoord te geven op vragen die je in je inboxen ontvangt. En je mail? Houd je aan het e-mailafhandelprotocol en bekijk je inbox zo weinig mogelijk, als je werk dat toelaat.

Over de communicatie-afspraken: wees secuur, duidelijk en hou je echt aan afspraken. Daar help je niet alleen jezelf enorm mee, maar ook je collega’s en degenen met wie je een meeting hebt.

 

Je bevindt je nu aan het einde van de tweede blog uit de reeks Slimmer werken. Hier lees je de vorige blog: ‘Vooruitkijken en terugblikken’. Volgende week delen we deel drie, vol met praktische tips over typen, schrijven en je vooral niet laten afleiden.