Slimmer werken #1: Vooruitkijken en terugblikken

Slimmer werken, met die term begon het ooit. Mensen als Herman Kopinga, Martijn Aslander, David Bakker, Taco Oosterkamp en vele anderen gaven het begrip inhoud. Wat is de stand van slimmer werken anno 2020?

Inmiddels zijn we tien jaar verder en staat er een nieuwe generatie op. Zo bracht Rick Pastoor in 2019 Grip uit, een handboek waarin hij zijn geheim van slim leren werken deelt.

Bij mij rijzen de vragen: wat is er gebleven en wat komt er tegenwoordig bij kijken als je werken slimmer wil aanpakken? In de reeks Slimmer werken onderzoek ik deze vragen. Ik deel mijn bevindingen en ervaringen en ga in op verschillende lifehacks die mijn leven makkelijker maken.

Slimmer werken en lifehacks, wat heb je eraan?

Laat ik beginnen met het doel van slimmer werken: de essentie hiervan is dat je niet harder werkt, maar slimmer met je tijd omgaat waardoor je slimmer kunt werken en leven. Dat doe je vaak door – eenmalig – veel tijd te steken in een systeem dat daarna heel veel kleine zaken vereenvoudigt. De trucjes die je hiervoor gebruikt, heten ook wel lifehacks.

Voorbeelden van lifehacks zijn zo eenvoudig als de universele afstandsbediening één keer goed programmeren om daarna met een slimme remote je huis goed te bedienen. Of een domotica-systeem eenmalig goed inrichten zodat daarna de lampen en apparaten in huis slim en automatisch te bedienen zijn. Je steekt er één keer tijd in en je hebt er daarna lang plezier van.

Let maar eens op frustraties die je dagelijks, wekelijks of gewoon te vaak tegenkomt. Die zijn er genoeg. En investeer dan eenmalig tijd om die ergernissen op te lossen. Al gaat het maar om huishoudelijke zaken. Een vriend van mij houdt samen met zijn vriendin een lijstje bij. Hierop noteren ze kleine dingen in huis die stuk zijn of om verbeteringen vragen. Eens per maand prikken ze een dag om die lijst op volgorde van prio te zetten en zoveel mogelijk punten op te lossen. Ze besteden er een dag tijd aan en hebben er daarna lang plezier van.

De lifehacks hierboven zijn praktisch van aard, maar dat is bij lang niet alle lifehacks het geval. Natuurlijk, veel wel, en die komen in de volgende delen van deze Slimmer werken-reeks ook zeker voorbij. Maar ik begin met een minder tastbare lifehack die je slimmer leert omgaan met de tijd die je hebt. Een lifehack waarmee je voorkomt dat je vast komt te zitten in patronen die je liever wilt doorbreken.

Starten en stoppen: je dagen, weken en maanden

Ja, dat klinkt raar als je het zo leest. Hoe kun je een jaar nou starten of een dag stoppen. Dat doet de gregoriaanse kalender toch al redelijk effectief voor je? Daar gaat het in dit geval niet om. Het gaat mij om het bewust starten van een periode met bepaalde plannen en doelen, om vervolgens te reflecteren op hoe het ervoor staat met deze zaken.

Weekstart

Laat ik beginnen met de weekstart, die doe ik altijd op maandag want dan begint de werkweek. Tijdens de weekstart lopen Yvanka (mijn betere helft) en ik door de gezamenlijke agenda heen, dit doen we meestal twee weken vooruit. Zo weten we wie wanneer waar rondzwerft en hoe we dat allemaal bij elkaar puzzelen. Een flinke uitdaging met een agenda die ook door de kinderen wordt gevuld. Dit doen we onder het genot van een lekkere kop koffie, en Yvanka geniet dan vaak ook van haar ontbijt.

Een weekstop hebben we niet, al zou dat wel goed zijn. In plaats van een weekstop probeer ik bij de weekstart te evalueren hoe het de week ervoor ging. Daarvoor loop ik door mijn dagverslagen heen en dat brengt me direct bij de dagstart.

Dagstart

Mijn dagstart duurt nooit lang, meestal zo’n tien minuten. Ik kijk in mijn agenda: wat staat erin en stel de kritische vraag, wat kan eruit? Daarnaast kijk ik naar wat ik die dag wil doen. Dat is nooit te veel, want er moet veel ruimte zijn voor ad-hoczaken. Dit geeft al heel veel controle over de dag. Ik ben met verschillende elementen gaan oefenen om de dagstart uit te breiden.

Miracle morning

Ik merk dat veel mensen bij de dagstart kijken naar de zes elementen uit het boek Miracle morning van Hal Elrod. Dit zijn ze:

1. Stilte (even mediteren)
2. Affirmaties (positieve gedachten over jezelf herhalen)
3. Visualisaties (inbeelden hoe de toekomst eruitziet)
4. Bewegen
5. Lezen
6. Schrijven

Affirmaties en visualisaties heb ik nooit getest, die elementen spreken me niet aan. Ik heb self-assurance (de overtuiging van zelf de controle te hebben over je leven) in mijn top 5 van strengths staan. Visualisaties zijn sterk gerelateerd aan waar ik me de komende negentig dagen op wil focussen (daarover straks meer) en wat ik met het werk probeer te bereiken. Zo zijn de elementen affirmaties en visualisaties al een belangrijk onderdeel van mijn dagelijkse zijn.

Bewegen moet ik doen voordat ik mediteer en mediteren moet bij mij nooit te lang duren. Het is tof om hierbij nieuwe dingen te leren. Een tip daarbij is de videoserie van Sally-Anne Airey. Ze is leiderschaps-coach (ja, ze is mijn coach) en heeft een mooie serie voor het stiltemoment van je dag, deze heet 21 Days on the Mountain.

Lezen is ook geen bewust ding waar ik de ochtend mee wil beginnen. Mijn werk bestaat voor een deel uit leren, en lezen, kijken en luisteren zijn daar onderdelen van. Gemiddeld lees ik al ruim een uur per dag en daarom is dit geen vast onderdeel van mijn dagstart, al mag dat het wel zijn en is dat het soms ook.

Met schrijven maak ik mijn hoofd leeg en breng ik focus aan. Met een lijstje dat ik maak weet ik wat ik die dag ga doen. Dit was ook onderdeel van de invulling van mijn voormalige dagstart. Het grootste nadeel aan zo’n lijstje maken is dat het ‘s ochtends tijd kost. Het voegt zo’n uur tot anderhalf uur toe aan het ochtendprogramma en dat is lastig als je drie koters hebt die om 8.15 uur op school moeten zijn.

De oplossing is simpel: eerder opstaan. En dat gaat met fase redelijk goed. Als ik om 22.00 uur naar bed ga en ik hou mijn ruim zeven uren slaap aan, dan is zes uur uit bed stappen een prima optie. Zo’n strak ritme werkt goed voor mij.

Dagstop

Naast een dagstart is een dagstop interessant: even evalueren hoe de dag was. Dan kun je eventueel zelfs smilies toevoegen per activiteit en een overall oordeel geven over de dag. In de tool die ik gebruik kan ik ook nog een mood toevoegen (en dat is filterbaar) of tags toevoegen. Een voorbeeld van zo’n tool is Mindwave. Een collega van mij heeft ook een mooi ritueel toegevoegd aan de dagstop. Namelijk: alle tabbladen in de browser gaan dicht, alle applicaties worden afgesloten en de laptop gaat uit. Een mooie manier om echt af te sluiten.

Maandstart

De maandstart kost wat meer tijd. Neem er gerust een uurtje voor. Even door je weken heen lopen om te kijken hoe de afgelopen maand was en wat je de komende maand anders wilt doen. Dit zijn elementen die tijdens mijn maandstart voorbij komen en vragen die ik dan voor mezelf beantwoord:

The future me

• What do you want to experience in life?
• How do you want to grow and develop yourself?
• How do you want to contribute to the world?
• What you don’t want for your future you is…

Core values

Open, supportive en evolving. Dat zijn mijn core values en die van de organisatie. Deze veranderen bij mij nagenoeg nooit, maar zijn een hele goede mental reminder. Ze herinneren me eraan waarom ik dingen op een bepaalde manier doe. En ze laten me zien wat ik echt belangrijk vind.

Focus for the next 90 days

Voor de komende negentig dagen heb ik altijd een top drie van punten waarmee ik me wil bezighouden, met een focus op de nummer een. En ook hier zit meestal weinig verandering in, maar ik noteer wel maandelijks hoe het ervoor staat.

TL;DR

Start hiermee, begin gewoon. Serieus. Je gaat van geleefd worden, naar echt leven.

De status nu? De maandstart doe ik nu al een aantal maanden achter elkaar heel netjes, maar zelden aan het begin van de maand. De weekstart ging vaak heel goed, totdat corona kwam. Er zat nog wel te weinig reflectie in. En de dagstart gaat niet goed, maar een dagelijkse evaluatie vaak wel. Ik moet dit gewoon in de agenda gaan inplannen.

Je bent je nu aan het einde van de eerste blog uit de reeks ‘Slimmer werken’. In de komende weken verschijnen de andere delen. Stay tuned!