Voicemailtranscriptie: de beste service voor jouw klanten, ook als je niet bereikbaar bent

auteursafbeelding

Suzanne Faber

30 mei 2024
Clock 7 min

Het liefst help je je klanten op elk moment van de dag, maar je kunt nou eenmaal niet altijd bereikbaar zijn. Het is een dilemma waar veel bedrijven mee worstelen, want wat als je hierdoor klanten verliest? Dit probleem los je op door je voicemail slim in te zetten. Zo vang je ieder telefoontje direct op.

Om overzicht te houden en de voicemailberichten van jouw klanten sneller te kunnen opvolgen, hebben we een nieuwe slimme feature voor je: voicemailtranscriptie, waarbij we gebruikmaken van privacyvriendelijke AI. Voortaan krijg je, naast het audiobestand, ook de uitgeschreven voicemailberichten van jouw klanten in je mailbox.

In deze blog vertellen we je alles over het slim inzetten van je voicemail en je ontdekt precies hoe de nieuwe feature werkt.

Altijd bereikbaar zijn is onmogelijk

Er zijn altijd telefoontjes die ongelegen komen. Bijvoorbeeld omdat je net op de ladder staat te werken, in een uitgebreide teammeeting zit of full focus aan een offerte zit te schrijven. De verleiding om toch op te nemen is natuurlijk groot. Want ja, het kan die ene leuke klant zijn, een nieuwe lead of een klacht die je direct wilt afhandelen. Maar als je voor elk telefoontje je werk laat liggen, kom je simpelweg nergens meer aan toe. Dus ergens moet je keuzes maken.

Voor veel ondernemers gaat dat zelfs nog een stap verder. Ook op vrije dagen gaat de telefoon regelmatig. Bij de zwemles van je kind, in de supermarkt of als je net wilt beginnen met het avondeten. De impact van het missen van een telefoontje kan groot zijn voor je bedrijf. Maar de impact op je persoonlijke leven als je wel opneemt, is ook enorm. Want een gezonde werk-privé balans is belangrijk.

Wat je ook doet, het voelt alsof je altijd iemand teleurstelt.

Een goede voicemailboodschap is een slimme oplossing

De oplossing is veel simpeler dan je denkt. Met een goede voicemailboodschap vang je verreweg de meeste telefoontjes van klanten goed op. Een voicemail hoeft helemaal niet irritant of frustrerend te zijn als je het slim aanpakt.

Met de juiste voicemailboodschap blijven de klanten die anders misschien een concurrent bellen gewoon binnenboord. Sterker nog: met een voicemailboodschap die perfect past bij jouw bedrijf voelen klanten zich juist welkom en geef je meteen een goede eerste indruk.

Maar omdat veel bedrijven zo gefocust zijn op hun bereikbaarheid, vergeten ze vaak aandacht te geven aan de voicemail. Het is zo’n to do die op je lijstje staat voor ooit, als je tijd hebt. Wat natuurlijk nooit zo is.

3 tips om jouw voicemailboodschap direct te verbeteren

Misschien herken je dit wel en wil je nu meteen aan de slag met je voicemail. Dan hebben we drie supergoede tips voor je, waardoor je vandaag nog je telefoon onbezorgd kan laten rinkelen als je net even op de wc zit.

(Even eerlijk, er zijn klanten die daar echt een radar voor lijken te hebben!)

Tip 1: Geef direct bevestiging dat de klant goed zit

Vermeld altijd je bedrijfsnaam en naam als eerste, zodat klanten meteen weten dat ze het goede bedrijf hebben gebeld. Dat geeft een stuk meer vertrouwen dan: ‘Dit is de voicemail van: …SJAAK…’

Als je op dit punt niet helder bent, haken veel klanten direct af. Het komt simpelweg niet betrouwbaar over.

Tip 2: Vertel wat je van de klant verwacht

Wil je dat klanten hun naam en telefoonnummer achterlaten of wil je ook de reden weten waarom iemand belt? Of wil je liever dat de beller naar de website gaat, of op een later moment terugbelt? De mogelijkheden zijn eindeloos.

Als jij niet aangeeft wat je wilt, is de kans groot dat de klant helemaal niets doet of zelf iets bedenkt. Wees onduidelijkheid dus voor en geef precies aan wat de volgende stap is.

Tip 3: Geef duidelijkheid over de follow-up

Maar waar je duidelijkheid verwacht van klanten, moet je die natuurlijk zelf ook geven. Vertel daarom in je voicemailboodschap precies wat klanten van je kunnen verwachten na het inspreken van de voicemail. Bel je dezelfde dag nog terug, bel je binnen 24 uur terug, zorg je dat een collega terugbelt?

Wees hier helder, maar ook eerlijk. Een belofte waar jij je niet aan kunt houden, werkt nooit in je voordeel.

Bonustip: Schrijf je voicemailboodschap eerst op

Het is slim om je voicemailboodschap eerst even op te schrijven voor je hem inspreekt. Dan zie je veel makkelijker of het eigenlijk wel logisch is wat je vertelt. Spreek hem ook een paar keer uit tegen iemand in je omgeving om te kijken of zij ook snappen wat je vertelt. Met een beetje schrijven en schrappen heb je dan al snel een voicemail die klanten graag inspreken.

Uitgeschreven voicemail in je mailbox

Je hebt de ene uitdaging nog niet getackeld of je staat al voor de volgende. Want als meer klanten je voicemail gaan inspreken, hoe hou je dat dan handig en efficiënt bij? En moet je echt tijd vrijmaken om al die berichten af te luisteren?

(Of als de klant slecht te verstaan is misschien wel drie keer.)

Het antwoord is nee.

We hebben iets superslims bedacht: voicemailtranscriptie op basis van privacyvriendelijke AI. Dat betekent dat je ieder voicemailbericht uitgeschreven in je mailbox ontvangt. Dat maakt een goede follow-up van je berichten oneindig veel makkelijker. En wel zo fijn: een mailtje lezen kan vaker, makkelijker en sneller dan het afluisteren van je voicemailberichten. Hierdoor mis je nooit meer een belangrijke boodschap.

Het mooie is: je laat jouw klanten direct ervaren dat ze na het inspreken van je voicemail ook gewoon kunnen rekenen op goede dienstverlening. Je transcriptie helpt dan enorm als handig naslagwerk. In de terugkoppeling laat je de vraag van de klant terugkomen, waardoor hij zich meteen gehoord voelt.

Een deel van onze klanten mocht de nieuwe feature als eerste testen en we kregen behoorlijk enthousiaste resultaten terug. Klanten geven aan dat het scannen van de voicemailberichten veel tijd bespaart. En het bepalen of iets urgent is, is nu ook veel makkelijker. Precies wat we voor ogen hadden.

Voicemailtranscriptie om processen te verbeteren

Dat een voicemail ideaal is voor het onderhouden van je klantrelatie als je zelf niet bereikbaar bent, dat is helder. Maar we hebben nog een paar slimme ideeën bedacht die we graag met je delen. Want, en nu zijn we heel even onbescheiden, met voicemail naar tekst kun je best veel briljante dingen doen om de processen in je bedrijf net even wat soepeler te laten lopen.

Een paar voorbeelden:

  • De receptenlijn van de doktersassistent: hoeveel tijd en werk scheelt het als alle berichten uitgeschreven worden, waardoor de assistent de aanvragen voor herhaalrecepten twee keer zo snel kan verwerken.
  • Gedeelde inboxen op de supportafdeling: voortaan hoef je geen notities meer te maken over de inhoud van een voicemailbericht. Uit de transcriptie ziet iedereen direct hoe urgent het bericht is.
  • Ziekmeldingen aannemen: hoe handig is als een collega gewoon een mailtje krijgt dat iemand beter is gemeld? Dat scheelt tijd en gestoord worden tijdens het werk. Onze collega Jeroen, die bij ons de ziekmeldingen aanneemt, is hier behoorlijk enthousiast over.
  • Bestellingen inboeken: stel je voor dat je als leverancier bestellingen voor bijvoorbeeld onderdelen direct kan doorzetten. Zeker bij vaste klanten hoef je geen eindeloze vragenlijst door, maar wil je snelle service bieden.

In de toekomst zou de voicemailtranscriptie nog veel meer mogelijk kunnen maken. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een CRM-pakket? Dan zou je de transcriptie direct in jouw CRM kunnen laten zetten. Of wat dacht je ervan om gesprekssamenvattingen met AI te laten maken. Je snapt: voicemailtranscriptie kan een hoop in gang zetten in jouw bedrijf.

Feature met privacyvriendelijke AI

Misschien denk je nu: ‘Wacht even, het is natuurlijk een geweldige oplossing, zo’n uitgeschreven voicemail in je mailbox. Maar privacyvriendelijke AI, hoe zit dat?’

Die vraag snappen we heel goed en beantwoorden we graag. Want als je ons een beetje kent, weet je dat wij jouw privacy superserieus nemen. We zorgen daarom voor een compleet veilige toepassing van AI voor deze feature, waardoor je voicemailtranscriptie zorgeloos kunt gebruiken binnen jouw bedrijf.

Wat in elk geval goed is om te weten: we gebruiken geen externe dienst voor de transcriptie en gebruiken de voicemailberichten van onze klanten niet om de AI te trainen. Het verbeteren van de feature doen we volledig op basis van de beoordelingen van gebruikers. Jouw berichten blijven dus 100% privé.

Voicemailtranscriptie heeft ons wel aan het denken gezet. Er zijn enorm veel mogelijkheden om onze diensten nog beter te maken met AI. Maar daar duiken we natuurlijk niet halsoverkop in. Daarvoor vinden we jouw veiligheid en onze betrouwbaarheid veel te belangrijk.

Wat we wel doen: we onderzoeken hoe we deze privacyveilige AI-toepassing kunnen verwerken in het nieuwe product dat we ontwikkelen. Hoe dat eruit gaat zien, durven we nu nog niet te zeggen. Het hangt er vanaf wat er mogelijk is binnen de grenzen die wij gesteld hebben: privacy, veiligheid en betrouwbaarheid staan voorop, waarbij voldoen aan de AVG natuurlijk een no brainer is.

Geef jouw mening over voicemailtranscriptie

Je krijgt vanaf nu ieder voicemailbericht standaard als uitgeschreven tekst in je mailbox, naast het audiobestand met het voicemailbericht dat iedere Freedom-gebruiker standaard ontvangt. We zijn heel benieuwd naar jouw mening over voicemailtranscriptie. Vul vooral het feedbackformulier in, dan blijven we de feature verbeteren.

Nog geen klant bij Voys, maar wel enthousiast over uitgeschreven voicemailberichten in je mailbox? Sluit je dan vandaag nog aan of vraag een offerte aan voor jouw zakelijke telefonie.

Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Van 24 juni 2024

Accessibility: zo maken we onze producten toegankelijk voor klanten met een beperking

Van 23 april 2024

Combineer Voys Reach en Voys Pulse: zo creëer je de beste klantervaring