Optimaal bereikbaar 3: Belgroepstapelen

Ben je als ondernemer optimaal bereikbaar, dan levert je dat klanten op. Bellende klanten zijn klanten die direct tot actie willen overgaan. Daarom is het belangrijk om je telefonie optimaal in te richten.

Optimaal bereikbaar zijn is wat anders dan altijd bereikbaar zijn. Je wilt als ondernemer namelijk niet altijd de telefoon opnemen, maar je wilt wel dat je klanten altijd een goede ervaring hebben wanneer ze je bellen. Daarom geven we je de komende weken een reeks met tips waardoor jij je klanten altijd die optimale ervaring biedt. In de tip van vandaag vertellen we hoe je door het gebruik van meerdere belgroepen de geringste kans hebt op het missen van telefoontjes. 

Lees ook onze andere bereikbaarheidstips:

Fallback
Antwoordservice

Belgroepstapelen

Mis je teveel telefoontjes en heb je elke dag een volle voicemail of een mailbox vol met vragen waarom je de telefoon niet beantwoordt? Dat is voorbij als je gaat belgroepstapelen.

Benodigdheden:

• Account bij Voys
• Meerdere collega’s zonder telefoonangst
• Onderstaande instructie

Hoe werkt het?

In het belplan stel je in wat er moet gebeuren als je nummer gebeld wordt. Zo kun je instellen dat een oproep eerst binnenkomt op je eigen telefoon op je werkplek. Ben je niet op je plek, dan wil je niet dat de beller direct op je voicemail uitkomt. Je wilt dan dat één van je collega‘s de telefoon beantwoordt. Zo wordt de beller sneller en persoonlijker geholpen en heeft een betere ervaring.

Zet dus als stap 2 in je belplan een belgroep met jouw telefoon en de telefoon van een collega’s die vergelijkbaar werk doet, of veel van de vragen van jouw klanten kan beantwoorden.

Maar goed, deze collega is ook niet altijd aanwezig. Misschien is hij wel regelmatig in bespreking met jou. Zorg dus voor nog een belgroep die je daaronder in het belplan plaatst. In deze belgroep stop je jezelf, je directe collega en nog één of twee andere collega’s die als achtervang dienen.

Je kunt het nog gekker maken door een belgroep te maken met nog meer mensen en dan nog één met het hele bedrijf. Schat zelf in wat het handigst is voor je bedrijf.

Wachttijd

Mensen zijn niet supergeduldig. Mensen die jou bellen dus ook niet. Onderzoek wijst uit dat de gemiddelde beller na 25 seconden rinkelen de oproep beëindigt. Om een oproep in de verschillende belgroepen in het belplan af te laten gaan, hebben we een goede suggestie voor je: zet er meldingen tussen. Laat elke belgroep zo’n 15 seconden rinkelen en als er niet wordt opgenomen, hoort de beller: ‘Nog een moment geduld alsjeblieft, je wordt zo snel mogelijk geholpen (of nog ff geduld, we rennen keihard naar de telefoon om een fantastisch gesprek met je te voeren). Door deze meldingen in je belplan zal je beller wat geduldiger zijn.

Waarom zou je dit doen?

Bedenk dat de klant die je meteen aan de telefoon krijgt meteen een heel goede ervaring heeft. Daarbij hoeft hij vaak niet meer teruggebeld te worden en dat scheelt tijd. Verder blijf je op de hoogte van de activiteiten van je collega’s en dat zorgt voor saamhorigheid.

Waarom zou je dit niet doen?

Omdat je telefoon wel behoorlijk wat vaker gaat rinkelen, dus je wordt wat vaker afgeleid. Gelukkig hebben we daarvoor ook handigheidjes als filtergroepen en de befaamde Do Not Disturb-knop.

Stay tuned

Volgende keer optimaal bereikbaar deel 4.

Lees ook de vorige bereikbaarheistips: #1 Fallback en #2 Antwoordservice.