De perfecte telefooncentrale instellen voor jouw bedrijf – de beste tips en tricks voor het KMO

Een slim ingerichte telefooncentrale levert jou veel meer op dan alleen goed bereikbaar zijn. Meer tevreden klanten, een hoger serviceniveau en veel inzicht in je bedrijfsprocessen zijn maar een paar van de voordelen van een goedwerkende telefooncentrale. Benieuwd hoe je dat aanpakt? We hebben onze tips en tricks voor de beste KMO-telefooncentrale voor jou op een rijtje gezet.

Jouw telefooncentrale start met de keuze voor VoIP

Wat ons betreft is het een no brainer: de keuze voor VoIP-telefonie is verreweg de slimste oplossing voor het KMO. VoIP-telefonie is voordelig, zeker omdat je geen fysieke telefooncentrale meer nodig hebt. Daarnaast is VoIP-telefonie schaalbaar, flexibel en eenvoudig te integreren met andere bedrijfssystemen, zoals je CRM. En, best belangrijk, je hebt een oneindige capaciteit, waardoor je telefooncentrale eenvoudig meegroeit met je bedrijf.

Breng jouw communicatiewensen in kaart

Met VoIP-telefonie zijn de mogelijkheden voor jouw telefooncentrale eindeloos. Maar laten we eerlijk zijn: niet alles wat mogelijk is, heb jij ook echt nodig. Bovendien zijn de wensen voor een telefooncentrale vaak heel specifiek voor een branche: een webshop heeft andere wensen dan een huisartsenpraktijk.

Let bij de selectie van jouw VoIP-telefooncentrale dus goed op de mogelijkheden voor jouw branche. Want als een telefooncentrale bepaalde, voor jou cruciale, functies niet aanbiedt, is het voor jou niet de beste oplossing. Ook niet als andere klanten er hartstikke blij mee zijn.

Als je op een rijtje hebt wat jouw wensen zijn, zijn er nog een paar factoren die je mee moet nemen in jouw overweging. Hou voor een optimale communicatie via jouw telefooncentrale rekening met:

• Het aantal collega’s dat gebruik maakt van de telefooncentrale
• De mogelijkheden om hybride of remote te werken
• Schaalbaarheid in groei van klanten of collega’s
• De integraties met je belangrijkste systemen, zoals je CRM

Richt jouw telefooncentrale gebruiksvriendelijk in

Je hebt ze in elke organisatie: die ene slimme collega die de telefooncentrale wel even zal instellen. En die iets te enthousiast wordt van alle knopjes, instellingen en mogelijkheden. Zodat jij er daarna niks meer van snapt.

Een VoIP-telefooncentrale selecteren op goede support kan dus sowieso geen kwaad. Maar als je in de eerste plaats kiest voor een gebruiksvriendelijk systeem maak je het jezelf wel een stuk makkelijker bij het inrichten van jouw telefooncentrale. Op die manier kun je bijna niets stukmaken en zijn foutjes makkelijk te herstellen. (We kijken nu even naar jou, Handige Harry!)

Helemaal fijn is het als iedere collega zijn eigen belplan kan maken. Dan ben jij altijd bereikbaar voor klanten Zo’n belplan is een overzichtelijk schema met wanneer je beschikbaar bent en op welk nummer en wat er moet gebeuren als jij niet kunt opnemen.

Investeer in de juiste hardware voor jouw telefooncentrale

Met VoIP-telefonie heb je geen aparte telefooncentrale nodig, maar het is wel slim om te kiezen voor kwalitatief hoogwaardige hardware om een goede bereikbaarheid van jouw KMO-bedrijf te verzekeren.

Investeer in goede bureautoestellen en bijpassende headsets, zodat je jouw telefooncentrale optimaal gebruikt. Bij Voys bieden we naast bellen via je bureautoestel ook de app en de webphone.

Een goed bureautoestel heeft hoge audiokwaliteit, ondersteunt SIP en heeft de mogelijkheid om de verbinding te beveiligen. Handig is het om een scherm te hebben, zodat je als ontvanger alle oproepinformatie ook op je toestel ontvangt.

Ook voor een goede headset geldt: de audiokwaliteit staat voorop, dit maakt of breekt een gesprek. Natuurlijk is dit voor de microfoon minstens zo belangrijk. Check of jouw headset goed samenwerkt met je andere software en hardware. Ook comfort is belangrijk: bellen is wel zo prettig als je headset lekker zit, zeker als je hem langer op hebt.

Handigheidje van ons: met de nieuwe Voys-feature Call control neem je telefoontjes op via je headset als je met de webphone belt. Dat scheelt je een hoop muisklikken op een dag.

Deze bureautoestellen adviseren we voor jouw KMO-bedrijf

Voor advies over de beste bureautoestellen hebben we collega Ritske gevraagd om advies. ‘Voor vaste toestellen adviseer ik de Yealink-T series. Deze toestellen hebben allemaal HD-geluid, waardoor je klanten altijd goed verstaat. En ze beschikken over noise filtering, perfect als je samenwerkt in een open kantoorruimte.’ Liever een DECT-toestel? Ook dan adviseert Ritske de toestellen van Yealink.

Deze headsets adviseren we voor jouw KMO-bedrijf

Ook voor de keuze van de beste headset heeft Ritske een tip: ‘Voor vaste bureautoestellen is de headset van Yealink WH-series heel geschikt, omdat ze beschikken over noise cancelling. Dat zorgt ervoor dat je comfortabel belt, ook in drukke ruimtes of op plekken waar meerdere collega’s aan het bellen zijn. Gebruik je graag de webphone en de app? Dan is de EPOS Impact 1061 voor jou de beste keuze. Met deze headset maak je daarnaast ook gebruik van onze nieuwe feature: Call control voor de webphone.’

Bekijk hier een volledig overzicht van alle aanbevolen hardware, waarbij we verschillende bureautoestellen, DECT-toestellen en headsets naast elkaar leggen.

Zorg voor een perfecte internetverbinding voor jouw telefooncentrale

Het is natuurlijk een beetje een inkoppertje, maar zonder een goede internetverbinding is je VoIP-telefooncentrale niet bereikbaar. Wist je dat je zelf een heleboel kunt doen om jouw internetverbinding veilig en stabiel te houden? Collega Ritske, hij zit vol tips, schreef er onlangs een blog over.

De minimale bandbreedte voor een enkel VoIP-gesprek is ongeveer 100 kbps (kilobits per seconde) voor zowel uploaden als downloaden. Dit is ontzettend weinig data en heeft vrijwel geen invloed op jouw internetverbinding. Een gemiddelde internetverbinding kan qua bandbreedte duizenden VoIP-gesprekken tegelijkertijd aan, zonder problemen.

Twijfel je of jouw internetverbinding optimaal werkt? Er zijn online tools op de markt die de snelheid van jouw internetverbinding meten. Handig om te weten of je huidige internetabonnement voldoet. Onze ervaring is dat het in de meeste gevallen vlekkeloos verloopt.

Ga je op grote schaal VoIP-gesprekken voeren? Dan is het handig om een netwerktest te doen. Dit is eenvoudig uit te voeren door je eigen IT-afdeling of een externe expert.

Kies de features die flexibel werken ondersteunen

Als het goed is, ben je niet 24 uur per dag aan het werk. Laten we er dus vanuit gaan dat jouw KMO-bedrijf af en toe dicht is, bijvoorbeeld omdat je op vakantie gaat, je naar de eindmusical van groep 8 wilt of omdat je ziek bent. Dat kan de beste gebeuren tenslotte.

Een goede VoIP-telefooncentrale biedt jou de mogelijkheid om zelf je openingstijden in te stellen. Dat is handig, want zo’n ringtone tijdens de solo van je zoon of dochter wordt je niet in dank afgenomen.

Bij Voys hebben we daarvoor de modules Openingstijden Basis en Openingstijden Geavanceerd. De basismodule is voor KMO-bedrijven waarbij de openingstijden weinig complex zijn. In de geavanceerde module zitten wat meer opties, zodat je de openingstijden helemaal kunt aanpassen aan jouw bedrijf en wensen.

(Niet bereikbaar tijdens de schoolmusical, zeker wel gebeld worden op de verjaardag van je schoonmoeder.)

Maak hybride en remote werken makkelijker

Werken gebeurt allang niet meer alleen op een kantoor. En in de toekomst wordt hybride en remote werken alleen maar populairder. Bij het instellen van je VoIP-telefooncentrale zijn er daarom volop mogelijkheden voor het kiezen van modules die hybride en remote werken ondersteunen.

Als collega’s graag thuiswerken, en dat kan gewoon in jouw bedrijf, is het natuurlijk een beetje jammer dat de settings van jouw telefooncentrale de vooruitgang van jouw bedrijf belemmeren.

Een app of plugin waarmee je ook vanaf je gsm of laptop zakelijk belt, is echt een uitkomst. De Voys App en de Voys Webphone zijn de oplossingen die wij hiervoor bieden. We merken in de praktijk dat hier ontzettend veel gebruik van wordt gemaakt.

Ondersteun persoonlijk klantcontact in jouw telefooncentrale

Met een paar simpele instellingen maak jij klantcontact tien keer leuker en makkelijker. Niet alleen voor klanten, maar ook voor jouw collega’s. Let er bij het instellen van jouw telefooncentrale op dat telefoontjes direct bij de juiste persoon terechtkomen.

Eindeloze keuzemenu’s en doorverbinden behoren dus tot het verleden. En dat is maar goed ook: de telefooncentrale moet jouw manier van werken dienen en niet andersom.

Bij Voys heet deze feature Voys Reach. Daarmee kun je in je belplan precies aangeven welke route een telefoongesprek moet nemen en pingpongt een telefoontje nooit heen en weer, want je hebt met Voys Pulse direct inzicht in de bereikbaarheid van je collega’s. Klanten vinden niks zo vervelend als van het kastje naar de muur gestuurd worden, dus doe er je voordeel mee.

Integreer jouw telefooncentrale met je CRM

Met een paar muisklikken werken jouw VoIP-telefooncentrale en je CRM voortaan lekker samen. En dat is meer dan handig, want je helpt je klant nog zoveel beter als je meteen een bak gegevens voor je neus hebt. Je weet precies wat er gezegd is, wanneer en door wie. Zonder dat je los van elkaar systemen loopt op te starten of te zoeken. Vragen naar namen of klantnummers is daarmee voorgoed voorbij.

Niet om op te scheppen (ok, misschien een beetje) maar Voys integreert met meer dan 80 CRM’s. Van Hubspot tot Exact Online, Teamleader en nou ja, nog minimaal 77 anderen dus.

Krijg meer inzicht in je bedrijfsprocessen

Als je je telefooncentrale goed instelt, krijg je meer inzicht in de bedrijfsprocessen van jouw KMO-bedrijf. Dat is best verrassend, omdat veel bedrijven de telefooncentrale in de eerste plaats toch vooral zien als iets dat je nou eenmaal nodig hebt om te bellen met klanten.

Dat is natuurlijk ook zo, maar een beetje VoIP-telefooncentrale is zo slim dat hij je van allerlei waardevolle informatie voorziet. En daar stem jij dus je bedrijfsprocessen op af, waardoor je tijd en geld bespaart en je middelen optimaal inzet.

Want wat nou als blijkt dat klanten steeds maar bellen op de momenten dat jij te weinig mensen hebt, zodat zij lang in de wacht staan? Dan zie je aan de wachtrijstatistieken dat er iets moet gebeuren, want die krijg je realtime in beeld en kun je de hele dag checken. Zo herken je steeds beter waar jouw klantcontact vastloopt, of een probleem structureel is en welke oplossing passend is.

Stel slimme wachtrijen in

Wachten is voor niemand leuk. Maar wachten als je een groot probleem hebt, dat is pure ellende. En dat is natuurlijk een gevoel dat jij je klanten liever niet bezorgt. Was er maar een manier om de mensen in de wachtrij verschillende prioriteiten te geven…

En die is er ook gewoon. Een goede wachtrijfeature zorgt ervoor dat klanten met bloedspoed direct iemand aan de lijn krijgen. Klanten met minder haast wachten dan iets langer. Maar omdat zelfs de leukste klanten geen eindeloos geduld hebben, stel je bij een beetje wachtrijfeature ook gewoon in hoeveel mensen er maximaal in een wachtrij mogen staan voor je een collega bijschakelt.

Je snapt het: voor je het weet ben je topklantenservice aan het leveren. En dat vinden jouw klanten meer dan fijn.

(Toevallig heeft Voys zo’n wachtrijfeature en hij werkt als een tierelier.)

Meer tips voor de telefooncentrale van jouw KMO-bedrijf?

We hopen natuurlijk dat we je met bovenstaande tips al flink op weg hebben geholpen bij het inrichten en instellen van jouw VoIP-telefooncentrale. Heb je toch nog vragen of wil je jouw telefooncentrale nog slimmer inrichten? Neem dan contact op met support, dan helpen we je.