Snel van start met Voys

Aan de slag

• Stap 1 – Inloggen

  Log in op freedom.voys.be met de inloggegevens die je per mail van ons hebt ontvangen. Wanneer je voor de eerste keer inlogt, opent de instellingen pagina vanzelf. Hiermee doorloop je de volgende stappen:
  Wachtwoord aanpassen: Vul eerst het wachtwoord in dat je van ons hebt gekregen en vervolgens je nieuwe, persoonlijke wachtwoord.
  Administratieve gegevens controleren en invoeren: Check of je administratieve gegevens kloppen. Mocht je adres of rekeningnummer niet juist zijn, dan pas je dat hier eenvoudig aan. Hier kun je ook het e-mailadres invullen waarop je facturen wilt ontvangen.
  Privacy instellingen: Lees bij privacy instellingen het bericht over het bewaren en anonimiseren van gespreksdata. Geef daarna aan hoe lang jouw gespreksdata bewaard moet worden.

• Stap 2 – Externe nummers toevoegen

  Na het doorlopen van de algemene instellingen volg je onderstaande stappen om een gsm- of vast extern telefoonnummer toe te voegen. Hiermee kan je oproepen op je vaste nummer forwarden naar je smartphone of naar een externe partij.

  • Klik in de menubalk op Beheer en kies daarna voor Vast/Mobiel.
  • Klik op toevoegen.
  • Bestemming: Hier vul je het telefoonnummer in waar je naar toe wil doorschakelen. Dit kan dus een vast of mobiel nummer zijn, maar je kunt ook kiezen voor een buitenlands nummer.
  • Doorgeven van nummerweergave: Bij een doorschakeling naar een ander nummer kunnen we maar één nummer doorgeven. Je kan kiezen uit Het ‘Gebelde nummer’ dit is je eigen vaste telefonnummer, of het ‘Nummer van de beller’ dit is het telefoonnummer van de klant. Wil je geen nummer zien, kies dan voor ‘Onderdrukt’.
  • Gebruiker Hier kun je het nummer koppelen aan een gebruiker. Met een gebruikersaccount geef je aan op welk telefoonnummer je bereikbaar bent.
  • Klik Opslaan.
  • Vergeet niet het doorschakelnummer in het belplan te zetten. Meer hierover lees je in stap 5.

• Stap 3- Belgroep instellen

  Een belgroep maak je aan als je meerdere VoIP-telefoons of eindbestemmingen (zoals bijvoorbeeld een gsm nummer) tegelijk wilt laten rinkelen. Nina toont je in deze video hoe alsook vind je het in een aantal stappen hieronder terug.

  • Klik in de menubalk op Beheer en kies daarna voor Belgroep
  • Intern nummer Dit is een driecijferig nummer waarmee je intern naar de belgroep kan bellen, bijvoorbeeld 401 of kies 1 van de suggesties.
  • Beschrijving Hier geef je de Belgroep een beschrijving, bijvoorbeeld: ‘Salesteam’.
  • Belmethode Deze staat standaard op ‘Allemaal’ en dit kun je zo laten staan. Kies je voor ‘Willekeurig’, dan zullen willekeurige toestellen uit de groep rinkelen.
  • Negeer doorschakelingen Staat dit aangevinkt dan zal het systeem elke doorschakeling op een individuele VoIP-telefoon negeren. De oproep gaat in dit geval alleen over naar de bestemming(-en) die je hebt aangevinkt in de belgroep. Heb je ‘Negeer doorschakelingen’ niet aangevinkt en heb je een doorschakeling in je VoIP-telefoon (Call Forward) staan, dan zal elke oproep doorgezet worden naar dat doorschakelnummer.
  • Bevestig gesprekken Dit wordt ook wel gespreksvalidatie genoemd. Wanneer aangevinkt, zul je bij een inkomende oproep naar een extern nummer eerst een stem horen: ‘Toets een 1 om dit gesprek aan te nemen.’ Dit zorgt ervoor dat een voicemail van een mobiele provider niet het inkomende gesprek kan beantwoorden. Wij adviseren dit aan te zetten wanneer je mobiele of vaste telefoonnummers in een belgroep hebt. Deze functie werkt niet i.c.m. VoIP-telefoons.
  • Bestemmingen Kies hier de bestemmingen die je graag in een belgroep wilt hebben. Dit kunnen ook VoIP accounts i.c.m. vaste of mobiele nummers zijn.

  Als je de belgroep hebt gemaakt, dan zet je deze in je belplan.

• Stap 4 – Voicemail instellen

  Het is heel eenvoudig om een gepersonaliseerde voicemail in te stellen. Collega Nina legt het in de video uit alsook vind je het hieronder terug in stapjes.

  • Klik in de menubalk op Beheer
  • Selecteer Voicemail
  • Klik op Toevoegen
  • Voicemail box: Kies een driecijferig nummer, bijvoorbeeld 501, waaraan je de voicemail kunt herkennen.
  • Beschrijving: Vul een beschrijving in voor de voicemail, bijvoorbeeld ‘Voicemail gesloten’.
  • E-mailadressen: Vul hier één of meerdere e-mailadressen in waar de ingesproken voicemail naar gestuurd moet worden. Je krijgt de voicemail als bijlage in een e-mailtje als .wav-bestand. Meerdere e-mailadressen scheid je met een komma.
  • Welkomstbericht type: Hier kan je kiezen welk bericht bellers horen voordat ze de voicemail kunnen inspreken. Selecteer Geen om alleen een piep af te laten spelen. Selecteer Standaard om één van de standaardmeldingen af te laten spelen, deze zijn in meerdere talen beschikbaar en te kiezen bij Bericht-instellingen. Kies Aangepast om een eigen geluidsbestand te uploaden of in te spreken. De volgende bestandsformaten kun je uploaden in  .wav, .mp3 of .gsm.
  • Verstuur e-mail bij geen bericht. Door dit aan te vinken krijg je een e-mail als iemand de voicemail bereikt, maar geen bericht inspreekt.
  • Klik op Opslaan.
  • Vergeet niet de voicemail in je belplan te zetten.

• Stap 5 – Het belplan instellen

  In het belplan stel je in wat er moet gebeuren als jouw nummer wordt gebeld. Jouw adviseur maakte reeds een belplan aan om je nummer bereikbaar te maken. Deze kan je indien gewenst personaliseren. Je belplan kan je terugvinden in de menu balk onder Belplan. Je opent het belplan door op je nummer te klikken.

  Per stap kan je aangeven wat er moet gebeuren. Je kan bijvoorbeeld kiezen voor een VoIP account (toestel), een belgroep (meerdere bestemmingen), doorschakeling naar gsm of een voicemail. Je kan meerdere stappen toevoegen, waardoor je op meerdere manieren bereikbaar kunt zijn. Zo laat je vb. een oproep eerst binnenkomen op 1 toestel, daarna op een aantal toestellen in een belgroepje, neemt nog niemand op gaat het naar een gsm nummer om dan uiteindelijk op je ingestelde voicemail te stranden.

  Aan de hand van het plus teken kan je stappen toevoegen.
  Door op de 3 bolletjes te klikken en daarna op wijzigen, kan je een bestaande stap aanpassen.

• Nog beter bereikbaar

  Het platform van Voys beschikt over veel mogelijkheden. Hieronder een opsomming van de meest gebruikte extraatjes (al dan niet betalend)

  • Gebruiker (gratis): Heb je meerdere bestemmingen, dan kan je zelf kiezen hoe je bereikbaar wil zijn, vb. op een toestel of via doorschakeling. Nina legt je in deze video meer uit over gebruiker en de bijhorende instellingen.
    

  • Openingstijden (extra module): Wil je niet 24/7 bereikbaar zijn? Stel dan je openingstijden in, zodat je beller altijd weet waar hij aan toe is (en geen dode lijn krijgt). In deze video zie je hoe je openingstijden kan toevoegen of indien je adviseur deze al heeft aangemaakt, kunt wijzigen.
    

  • Meldingen (extra module): Een welkomstboodschap of andere melding instellen doe je eenvoudig zelf. Heb je geen telefoonstem? Je kunt een melding laten inspreken door ons.
    Nina toont je ook nog even hoe je een melding kan instellen.

  • Variabele Callername (gratis): Heb je meerdere bedrijven of afdelingen en wil je bij opnemen de juiste bedrijfsnaam of afdeling noemen? Met de variabele callername zie je in het scherm van je VoIP-telefoon de naam van het bedrijf dat gebeld wordt. Ga naar belplan en klik op jouw telefoonnummer. Kies als stap voor je VoIP accounts of belgroep voor Variabele callername, vul in het veld de gewenste naam in en proberen maar!