Met deze workshop tillen we samenwerken naar een hoger niveau

Mensen zijn het kloppende hart van de organisatie. Als je deze blog leest, dan hoef ik je dat waarschijnlijk niet meer uit te leggen. Waar mensen samenwerken ontstaan mooie dingen. Eén plus één is meer dan twee. Je kent het wel.

Maar waar mensen samenwerken ontstaat soms ook wrijving. Dat weet je waarschijnlijk óók. Bij Voys is dat niet anders. Om met deze frictie – spanningen, in ons jargon – om te gaan, bieden we een aantal tools en processen aan onze collega’s aan die bedoeld zijn om deze spanningen om te zetten in constructieve oplossingen voor de organisatie. Om er nog maar een cliché in te gooien: wrijving zorgt voor glans.

Mijn naam is Rosien en ik houd me bij Voys voornamelijk bezig met zaken die te maken hebben met People & Culture. Denk aan processen voor persoonlijke ontwikkeling op de werkvloer en het geven van feedback. Ik vind het tof om te zien hoe mijn collega’s zich meer autonomie en eigenaarschap op zich nemen.

Eén van de tools die we bij Voys aanbieden is de Connected Workshop die ik een tijdje geleden samen met Annemieke Verhoeff heb ontwikkeld. Mijn collega Alex schreef eerder over zijn ervaringen met deze workshop op onze Zuid-Afrikaanse website. Hij was razend enthousiast en schreef:

“Ultimately, the Collaborative Communication Workshop proved to be an excellent, highly edifying exercise in developing a deeper understanding of how the right kind of communication vastly improves our organisation’s capacity to collaborate more effectively and efficiently and, consequently, produce qualitatively and quantitatively enhanced output. It was intense, demanding and occasionally uncomfortable. But, for this veteran of too many workshops to count, by far the most important outcome was how strikingly stimulating it was in terms of breaking the old mould and crafting a fresh, unexpected new one.”

Van deze lovende woorden moet ik een beetje blozen, en bovendien zal ik ze niet zo snel over mijn eigen werk zeggen (maar eh, bedankt Alex! <3). In plaats van in te zoomen op de ervaring van deelnemers, vertel ik in deze blog graag iets meer over de onderliggende redenen, noodzaak, ideeën en inhoud voor en van deze workshop.

De menselijke kant van werk

Zoals je waarschijnlijk al weet werkt Voys volgens de principes van zelforganisatie. Het framework dat we daarvoor gebruiken is Holacracy. Holacracy is een fantastische manier om werk te organiseren zonder managers. En dat is precies wat het is: een manier om werk te organiseren. Het laat heel bewust de menselijke kant buiten beschouwing. Niet omdat die niet belangrijk is, integendeel. Die menselijke kant krijgt op deze manier juist alle ruimte om zich organisch te ontwikkelen, naargelang de behoefte van de mensen, de purpose van de organisatie en het werk in de organisatie zelf.

Het creëren van een goede voedingsbodem helpt daarbij, evenals het faciliteren van een proces voor als de samenwerking even niet zo soepel en organisch gaat. Daar hebben Annemieke en ik de Connected Workshop voor ontwikkeld.

Menselijke spanningen

Centraal in Holacracy staat het opmerken, verhelderen en verwerken van spanningen. Spanningen zijn niets anders dan een verschil tussen de situatie zoals die nu is, en de situatie zoals die zou kunnen zijn. Kortom: gewoon een mogelijkheid tot verbetering. Dat kunnen bijvoorbeeld zijn: een nieuwe microservice platformarchitectuur, het opnieuw inrichten van de onboarding voor nieuwe collega’s, of het kopen van nieuwe kunst voor aan de muur van ons hoofdkantoor.

Ook in de samenwerking tussen collega’s zit soms een mogelijkheid tot verbetering (een spanning!), maar de paden die Holacracy je biedt om werkgerelateerde spanningen op te lossen, werken niet altijd helemaal lekker als het gaat om spanningen tussen collega’s. Vooral niet als die eigenlijk niet zoveel met het werk zelf te maken hebben, maar met botsende persoonlijkheden, communicatiestijlen, of gewoon verschillende voorkeuren. In de Connected Workshop onderzoeken we samen met de deelnemers manieren om dit soort spanningen te kunnen opmerken, verhelderen en verwerken.

Triggered?

Het opmerken van menselijke spanningen doet iedereen: een kleine irritatie naar een collega, een zucht van frustratie of de twijfel “ligt dit nou aan mij of….?”. Een emotionele reactie die langer dan zeven seconden duurt (heel veel van dit soort reacties duren korter!) noemen we een trigger. In plaats van meteen vanuit deze emotionele reactie te handelen, oefenen we in de workshop met een stap terug doen en het onderzoeken van wat er nou precies getriggerd wordt. Dat onderzoeken kan alleen of samen met een vertrouwde collega. Vanuit dit onderzoek kan vervolgens een weloverwogen keuze tot actie genomen worden: op welke manier ga ik deze spanning oplossen? Deze vorm van persoonlijk leiderschap is essentieel voor het goed laten functioneren van zelforganisatie.

“Wat heb je nodig?”

Beoefenaars van Holacracy kennen deze vraag: “Wat heb je nodig?” Het is de eerste vraag die gesteld wordt als je een spanning wil oplossen. Voor menselijke spanningen werkt-ie vaak ook heel goed: wat wil je precies verbeterd hebben in de samenwerking met een collega, en hoe dan? En kun je daar samen vanuit een gelijkwaardige relatie uitkomen?

Om de spanning te verhelderen en een concreet verzoek te formuleren, werkt het doorlopen van de stappen van Collaborative Communication* heel erg goed. Het tweede deel van de workshop bestaat dan ook uit het gezamenlijk oefenen met deze stappen.

Heel kort werken de stappen als volgt:

• Een precieze, feitelijke omschrijving van de situatie, zonder waardeoordelen
• Beschrijving van je gevoel (“Ik voel me….”)
• Beschrijving van de onderliggende behoefte (“…omdat ik behoefte heb aan…”)
• Het doen van een concreet verzoek aan de ander (of soms aan jezelf!)

Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Collega Piet, je begon tijdens dit overleg drie keer met praten terwijl ik nog met mijn verhaal bezig was. Ik voel me gefrustreerd omdat ik de behoefte heb om gehoord te worden, en de behoefte heb om de tijd te kunnen nemen om mijn woorden zorgvuldig te kunnen kiezen. Zou je bij het volgende overleg eerst je hand willen opsteken voordat je iets wil zeggen? Dan weet ik dat ik moet afronden.

Op deze manier wordt er empathie en begrip gekweekt, vooral omdat iedereen de onderliggende behoefte waarschijnlijk wel herkent. Vervolgens kun je gezamenlijk onderzoeken of er aan het verzoek voldaan kan worden, of dat er misschien andere oplossingen mogelijk zijn.

Dit is natuurlijk een relatief klein voorbeeld, en er zitten ook zeker een aantal valkuilen aan deze methode. Maar voor ons werkt-ie goed om uit te vogelen wat je precies nodig hebt en daar samen met je collega’s oplossingen voor te verkennen die voor iedereen werken.

Aanvulling

Er zijn natuurlijk nog veel meer manieren om de menselijke kant van je organisatie te ondersteunen. De Connected Workshop is ook zeker geen one-size-fits-all-oplossing bij alle menselijke spanningen, maar het is wel een fantastische aanvulling op de opties die je binnen Holacracy tot je beschikking hebt. We gebruiken bij Voys nog een hoop andere vaardigheden, processen en kennis om deze menselijke kant te versterken. Veel daarvan vind je beschreven in ons boek Alleen maar Bazen of in ons handboek voor collega’s, dat in z’n geheel online staat.

Ben je benieuwd geworden naar de Connected Workshop en wil je graag meer weten? Of wil je graag een ervaring met me delen? Ik ben benieuwd. Neem gerust contact met me op via rosien.van.toor@voys.nl.

*Collaborative Communication is bij de meesten beter bekend als Geweldloze Communicatie (Non-Violent Communication). Wij merkten echter dat deze naam vooral veel verwarring (en soms ook weerstand) opriep bij collega’s, daarom kozen we voor een andere naam.