Haal meer uit Freedom: nog beter bereikbaar

In onze vorige blog kon je lezen welke functies in Freedom gratis zijn en hoe je die optimaal kunt gebruiken. In deze blog vertel ik meer over een aantal andere handigheden in je online telefooncentrale. De voorbeelden die ik noem kan je vertalen naar de situatie van jouw bedrijf. Zo ben je straks nog beter bereikbaar voor jouw klanten.

Fax to mail

Met Voys verbind je via VoIP-technologie je telefoon met het internet. Daardoor kun je altijd en overal bellen en gebeld worden. Maar er zijn ook bedrijven die nog willen faxen. Ook dat kan bij Voys. We bieden geen fysieke fax-apparaten aan, maar lossen dit op met fax to mail.

Met deze optie heb je nog steeds een ‘gewoon’ fax nummer, maar ontvang je inkomende faxen gewoon rechtstreeks in je mailbox. Hoe dat werkt? Zodra je een fax ontvangt zet Voys die voor je om in een e-mail. De fax vind je terug als bijlage bij de mail. Wil je een fax versturen? Dan bewandelen we de omgekeerde weg. Jij verstuurt een e-mail naar een e-mailadres van Voys en dan zetten wij ‘m om naar een fysieke fax bij de ontvanger.

Zet jezelf als back-up

Stel, je collega en jij hebben allebei een eigen nummer. Dan kan het wel eens voorkomen dat jij wel bereikbaar bent, maar dat je collega net in gesprek of overleg is. Met het slim instellen van je belplan zorg je ervoor dat een inkomend telefoongesprek van je collega alsnog wordt beantwoord.

Een mogelijkheid is om te werken met de module openingstijden. Hierin stel je in wanneer je collega werkt. Binnen die tijden gaat een inkomende oproep direct naar zijn of haar toestel. Buiten die tijden gaat de oproep naar jouw toestel. Neemt je collega binnen openingstijden niet op? Dan kun jij back-up zijn door jezelf als extra stap in het belplan te zetten.

Als laatste in de rij

Bij veel bedrijven is het standaard dat bijvoorbeeld iedereen de telefoon aanneemt of dat eerst de secretaresse de telefoon aanneemt. Nu wil jij wel beschikbaar zijn voor inkomende telefoontjes, maar liever niet altijd en pas als de rest niet opneemt of in gesprek is. Dit kan met de functionaliteit gebruiker.

Jij en je collega’s geven via onze Chrome of Firefox plugin (of via de Voys-app) aan op welk toestel jullie beschikbaar zijn. In het belplan maak je twee belgroepen aan voor de inkomende telefoontjes. In de eerste groep zet je iedereen met zijn of haar gebruikersnaam. In groep twee zet je alle VoIP-accounts.

Deze set-up kan je in de praktijk gebruiken door jezelf als gebruiker op ‘niet beschikbaar’ te zetten. Nu word je in de eerste belgroep overgeslagen. Neemt er alsnog niemand op? Dan gaat jouw toestel pas in de tweede belgroep rinkelen. Wil je wel in de eerste lijn zijn? Dan zet je je gebruiker gewoon op bereikbaar.

Altijd een persoonlijke boodschap

Wil je je klanten persoonlijk te woord staan, ook als je de telefoon even niet kunt aannemen? Dat kan met een aangepaste boodschap. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een bericht te laten horen binnen openingstijden en een ander buiten openingstijden. Je kiest zelf of iemand een bericht kan nalaten (voicemail) of niet (melding). Met meldingen kan je ook een warme welkomstboodschap laten afspelen of een mededeling dat je op vakantie bent zonder dat je bij terugkomst een resem ingesproken voicemailberichtjes dient te beluisteren.

Hopelijk zorgen deze tips ervoor dat je nog beter bereikbaar bent voor je klanten. Heb je hulp nodig bij het instellen van bepaalde features of heb je aanvullende vragen? Op voys.be/hulp vind je een heleboel informatie. Je mag natuurlijk ook contact opnemen met een van onze klantgeluk collega’s op 033034020.