Groeiend bedrijf Over Voys

Eén sessie om met je team tot een strategie te komen

Mark Vletter

15 maart 2019 7 min

Nu we je hebben uitgelegd waarom we een strategie maken met de gehele organisatie en welke negentien vragen we daarbij stellen, geven we je nu uitleg bij de manier waarop we dat doen.

De uitkomst van een strategiesessie noemen we een outlook page. Degene die het faciliteert noemen we de outlook facilitator. Daarom noemen we logischerwijs de sessie een outlook-sessie.

Het doel van een outlook-sessie is het helpen van de rol die verantwoordelijk is voor strategie bij het vormen van die strategie. Daarbij is er steeds ruimte voor eigen denktijd, eigen uitleg bij wat je hebt bedacht en het samenvatten van gezamenlijke gedachten. Het doel is dat je gelijkwaardig met elkaar in gesprek gaat en dat het niet de hardste stem is waarnaar het meest geluisterd wordt. Het gesprek wordt daarom begeleid door een facilitator. Dit is bij voorkeur iemand die niet zelf in het team zit. In de praktijk is het handig als de facilitator goed is in het samenvatten van de hoofdlijnen uit grote hoeveelheden informatie.

Het is ook handig om een notulist bij de hand te hebben die opschrijft wat er besloten is en vooral waarom, aangezien dat vier maanden later niet bij iedereen nog even goed in het hoofd zit.

Het format van de outlook-sessie

De facilitator stelt een vraag (één van de negentien vragen die we in de vorige blog besproken hebben)
De teamleden schrijven hun antwoorden of kernwoorden op post-its, waarbij het belangrijk is om één antwoord/kernwoord per plakbriefje op te schrijven
De post-its worden daarna één voor één met toelichting van de schrijver op een groot oppervlak geplakt
De facilitator groepeert de post-its met behulp van de eindverantwoordelijke voor de strategie -bij Holacracy de lead link- die hieruit conclusies trekt
De conclusies worden tijdens de bedenktijd van de volgende vraag samengevat door de facilitator in de outlook page

Een paar handigheden

Nu hebben we in de praktijk een aantal dingen geleerd. Dat begint met de tijd. Houd drie minuten bedenktijd aan, vijf minuten uitleg en vijf minuten voor het samenvatten. Ben je sneller klaar dan is dat prima, dat houdt de vaart erin. De grootte van de groep bepaalt de snelheid van het proces. Ons advies zou maximaal acht mensen zijn. De lead link of teamleader kan, als de groep groter is, zelf bepalen wie een uitnodiging krijgt voor de outlook-sessie. Zorg daarbij voor voldoende diversiteit in perspectieven.

Verder is het handig dat iedereen met een dikke viltstift één kernwoord opschrijft per post-it. Dit verhoogt de leesbaarheid en maakt samenvatten eenvoudiger. Het is handig om kernwoorden die raakvlakken hebben bij elkaar te plakken op het bord. De facilitator kan ook vragen ‘of het bij elkaar hoort’. Dat maakt samenvatten eenvoudiger.

Soms is het handig om even hetgeen dat al opgeschreven is beschikbaar te hebben bij een volgende vraag. Zorg daarom dat er twee schermen in de ruimte aanwezig zijn. Eén waarop je de ingevulde outlook page kunt weergeven en één waarop je de volgende vraag en uitleg kunt weergeven.

Samenvatting

Hoe kleiner de groep, hoe soepeler het proces
Bij een groep groter dan acht mag de teamleader bepalen wie er meedoet
Drie minuten nadenken, vijf minuten uitleg, vijf minuten samenvatten
Gebruik een dikke viltstift en post-its voor de leesbaarheid
Het samenvatten mag al tijdens het uitleggen beginnen, maar de persoon van wie het kernwoord is bepaalt dit
Zorg voor twee schermen, voldoende muur om post-its op te plakken en eventueel een flipover of whiteboard voor aantekeningen

De volgorde

One man army of klein team

Ben je een one man army of een klein team dan kun je het hele format één keer per jaar doorlopen en focus je je tussendoor vooral op de episode van vier maanden en wellicht reflecteer je op de jaarresultaten.

Meerdere teams en één MT of main circle waar alles in samenkomt

Kent je organisatie meerdere teams, dan is het handig om de eerste sessie als volgt in te kleden: je vraagt de teams wat voor hen de belangrijkste elementen voor de komende vier maanden en voor het komende jaar zijn. Ook vraag je ze naar de core values die zij zien en naar de trends die zij in de markt zien. Deze input wordt mee naar boven genomen en komt uiteindelijk bij het bovenliggende team (main circle) of het management.

De eerste outlook-sessie

Het management of de main circle gebruikt die input om een eerste volledige outlook-sessie te doorlopen. De uitkomst van deze sessie gaat naar de onderliggende teams totdat de hele organisatie een outlook-sessie heeft gedaan.

De outlook-sessies die daarop volgen

Voor de komende outlook-sessies doe je een evaluatie van de voorgaande episode. Ook deze wordt bottom up gedaan. In de evaluatie kijk je naar je KPI’s: welke heb je gehaald, welke niet en wat is daarvan de oorzaak. Zo kijk je ook naar je projecten en wij kijken altijd welke rol of persoon extra kudo’s verdient voor zijn of haar bijdrage. Ook kijken we kritisch naar de haalbaarheid van de jaardoelen nu we één of twee episodes verder zijn. Verder maken we een lijst van dingen waar we mee moeten stoppen of waar we juist mee door moeten gaan. Er wordt ook gekeken naar de zaken waar we trots op zijn. Tot slot wordt er aangegeven waar het team zich graag op wil focussen de aankomende periode (jaar en episode). De samenvatting van deze sessie wordt meegenomen zodat deze het management of de main circle bereikt. Nadat deze haar evaluatie heeft gedaan, volgt men gelijk met een nieuwe outlook-sessie waarvan de output weer een weg vindt naar de overige circles in de organisatie. Daar wordt hij gebruikt als input voor de nieuwe sessies.

Wie doet wat

Binnen Holacracy is er een lead link die externe informatie meeneemt naar het team en een rep link die het team vertegenwoordigt richting de buitenwereld. Bij Voys ligt het zwaartepunt dan ook bij de rep links als het gaat om de evaluaties en bij de lead links tijdens de outlook-sessies.

Energie

Het is lastig om uit te leggen hoe energie werkt tijdens zo’n sessie. Het klinkt gek, maar we hebben heel goede sessies gehad op maandag om 09.00 uur en we hebben heel goede sessies gehad op dinsdag tussen 11.00 en 15.00 uur. Als je om 09.00 uur begint stort de energie na de lunch in. Het is beter om in één keer door te gaan en van 09.00 tot 13.00 uur alle vragen te behandelen met een korte pauze ertussen. Een andere optie is om 11.00 uur beginnen en na de eerste vier a vijf vragen een rustmoment te pakken en daarna de rest te doen. Ook dan blijft de energie goed.

Ruimte & voorzieningen

Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar zorg voor een geschikte ruimte: voldoende ruimte voor alle aanwezigen om te zitten én om door de zaal te bewegen om briefjes te plakken, een raam dat open kan voor frisse lucht en geen geluidsoverlast. Zoals al gezegd zijn twee schermen en voldoende muuroppervlak om briefjes te plakken ook erg handig. Telefoons uit en laptops weg, tenzij je ze nodig hebt om informatie op te zoeken. Uit ervaring kunnen we vertellen dat het bij de hand hebben van water, fruit en snacks érg gewaardeerd wordt.

Nazorg

Een strategie is handig, maar deze wordt pas nuttig als je er later ook echt mee aan de slag gaat. Zorg er dus voor dat de output van de sessie daarna wordt omgezet in acties. Als we in Holacracy termen blijven:

De rep link neemt de nieuwe purpose mee naar bovenliggende circle
De secretary voegt het checklist item ‘Has outlook page been translated to next action?’ toe aan de komende tactical meeting
De secretary plaatst de outlook pages in juiste map
De lead link zorgt ervoor dat de vastgestelde KPI’s zichtbaar zijn voor de rest van de circle
De projecten worden terugkerende bespreekpunten tijdens de meetings

Wil je het format gebruiken en werk je niet met Holacracy, dan is het belangrijk dat je de ‘key initiatieven’, projecten en ‘action to live for’ geeft aan de mensen die vanuit hun rol goed passen bij het project en dit willen oppakken. Ook moet je de gestelde metrics gaan meten en periodiek terug laten komen. Ook hier is het handig om een metric te koppelen aan een persoon die de verantwoordelijkheid voor deze metric kan en wil dragen.

Tot slot: dat klinkt allemaal best tijdsintensief?

De evaluaties en outlook-sessies, die iedere vier maanden plaatsvinden, nemen ongeveer een maand in beslag, omdat de hele organisatie ze doet en de evaluatie bottom up en de nieuwe outlook-sessie top down plaatsvindt. Deze volgorde van de diepste teams eerst naar de hoogst liggende teams en weer terug naar de diepste moet aangehouden worden en vraagt om een goede planning.

Dat klinkt tijdsintensief, dat is het ook en dat mag!

Een onderbouwde organisatiebrede strategie
met duidelijke doelen
die iedereen in de organisatie begrijpt
waar de hele organisatie zich mee verbonden voelt.

Dat is het eindresultaat. Dit geeft focus en maakt het dagelijkse werk prettiger. Dat mag dus één keer in de vier maanden flink wat tijd kosten. Het is het namelijk meer dan waard.