Vijf tips om over te stappen naar een telefooncentrale in de cloud
Kostenbesparing, gemak en de vele functionaliteiten zijn de voornaamste beweegredenen om van een eigen IP-telefooncentrale over te stappen op een telefooncentrale in de cloud. Waar Voys tot enkele jaren terug volop IP-telefooncentrales verkocht en installeerde; leveren we vandaag de dag enkel nog hosted telefonie. Steeds meer bedrijven stappen over naar een telefooncentrale in de cloud. Hoewel het kinderlijk eenvoudig is, verloopt niet iedere overstap even soepel. In de praktijk kom ik geregeld situaties tegen waarbij een aantal voor de hand liggende, maar belangrijke punten zijn vergeten. Een aantal van deze aandachtspunten voor de cloud telefooncentrale hebben we voor je op een rijtje gezet. Doe er je voordeel mee!
1. Check of er voldoende bandbreedte is
Bij een eigen telefooncentrale worden alle interne telefoongesprekken afgehandeld op het interne bedrijfsnetwerk. Bij een hosted oplossing is dit niet langer het geval. Het gevolg daarvan is een toename van het datagebruik. Om te checken of er voldoende bandbreedte is, kun je de volgende vuistregel hanteren: het dataverbruik neemt 0,2 Mbit toe, bij ieder intern gesprek tussen twee collega’s, zowel upload als download. Niet schokkend, maar wel iets om van te voren bij stil te staan.
2. Controleer of de bestaande toestellen geschikt zijn
Om überhaupt te kunnen telefoneren via de cloud, moeten toestellen geschikt zijn voor het SIP-protocol. Je voelt ‘m al aankomen: niet iedere IP-telefoon is per definitie geschikt voor dit protocol. Gelukkig is hier meestal wel een oplossing voor, bijvoorbeeld door het toestel te ‘flashen’ met andere firmware. De leverancier van je toestellen kan hierbij assisteren.
Let op: gebruik je op dit moment toestellen die niet bij voys.nl/instellen staan beschreven? Dan is het goed om – voordat je overstapt op hosted telefonie – te controleren wat de juiste toestelinstellingen zijn. Het kan namelijk zo zijn dat je toestellen net iets anders ingesteld moeten worden om goed contact te kunnen maken met ons telefonieplatform. Hoewel we niet ieder toestel (goed) kennen, kunnen we wel samen met jou de optimale toestelinstellingen proberen te vinden.
3. Inventariseer welke functies je wilt overzetten
Inventariseer welke functies je op dit moment gebruikt met je huidige telefooncentrale. Denk bijvoorbeeld aan een wachtrij, keuzemenu, dag-/nachtschakeling of voicemail. Het telefonieplatform van Voys kent erg veel mogelijkheden, maar het kan zijn dat specifieke functionaliteiten net iets anders werken. Dit hoeft geen probleem te zijn, maar het is goed om dit van te voren te weten. Tip: betrek de receptionistes in deze inventarisatie. Zij weten precies welke functionaliteiten (veel) gebruikt worden en welke situatie gewenst is.
4. Leg je bestaande netwerk aan ons voor
Het instellen van een firewall of een router is relatief eenvoudig als je een eigen telefooncentrale hebt. Er is immers maar één apparaat dat contact maakt met ons platform. Maak je de overstap naar hosted telefonie, dan maakt ieder telefoontoestel in je organisatie individueel verbinding met het Voys platform. Een router/firewall krijgt het dan iets drukker omdat er meer poorten worden gebruikt. De kans is klein dat dit voor problemen zorgt, maar wil je het graag zeker weten, dan kun je de bestaande netwerktopologie eens aan ons voorleggen. We hebben bij Voys inmiddels wel wat ervaring met VoIP en netwerken ;-).
5. Testen! Testen! Testen!
Het belangrijkste advies dat ik je kan geven als je overstapt naar een hosted centrale, is dat je het moet testen. Voordat je volledig overstapt op de telefonie van Voys, kun je gerust een tijdje testen met een testnummer en een hosted toestel. Bovendien kun je je huidige ‘call flow’ (of belplan, zoals we dat bij Voys noemen) overnemen in Freedom, de online beheeromgeving van ons telefonieplatform. Ook kunnen je collega’s testen met de toestellen die zijn aangesloten op de hosted omgeving. Blijkt de test geslaagd? Dan weet je zeker dat je met een gerust hart de volledige overstap naar Voys kunt maken en de stroomstekker uit je eigen centrale kunt trekken.
Hoewel bovenstaande punten misschien voor de hand liggen, gebeurt het regelmatig dat één of meerdere punten worden vergeten. Dat is zonde! We hebben een prachtig telefonieplatform dat jouw organisatie in staat stelt om optimaal bereikbaar te zijn. Een soepele overstap zorgt voor een betere start. Wil je overstappen naar de hosted telefonie van Voys en heb je (technische) vragen? Neem dan gerust contact op met mij of een van mijn collega’s.
Stap je over van ISDN naar een hosted telefooncentrale? Dan zijn er nog een aantal andere punten waar je rekening mee moet houden. Daarover vertellen we je in een volgend blog meer.