Je hele bedrijf leren werken met AI in 3 dagen

Donderdagmiddag, 14.00 uur. Zestien teams staan klaar om te presenteren. Geen slides. Geen praatjes. Een werkende demo of niets. Dat was de afspraak.

Drie dagen eerder bestond nog niet één van deze teams. Sommige deelnemers hadden nog nooit een prompt geschreven. En nu staan ze hier, met software die het doet. Zestien keer.

Deze blog gaat over ons allereerste AI Discovery Lab: een AI hackathon voor de hele organisatie. Maar het échte verhaal gaat niet over AI.

Het begon twaalf jaar geleden

Twaalf jaar geleden verschenen de eerste berichten over AI in onze Slack. Drie jaar geleden lanceerden we onze eerste AI-feature: voicemails als tekst. Afgelopen maand gingen de features gesprekstranscripties en -samenvattingen uit bèta en kregen de naam Voys Intelligence.

Ik speel al jaren met AI. De techniek brengt me op plekken waarvan ik zelf niet had verwacht dat het mogelijk was. Maar iets individueel verkennen is fundamenteel anders dan een hele organisatie het tegelijkertijd zien ontdekken.

Waarom zou je een heel bedrijf drie dagen stilleggen voor een AI hackathon?

Ik zeg vaak dat je kunt werken in het bedrijf en aan het bedrijf. Dat laatste verliest het altijd van de dagelijkse operatie. Tenzij je er bewust tijd voor maakt.

Sommige collega’s gebruiken AI dagelijks. Anderen hadden het nog nooit aangeraakt. Het AI Discovery Lab ging niet om production-ready software bouwen. Het was een plek om te leren. Om veilig te experimenteren en vertrouwen op te bouwen in nieuwe techniek en nieuwe manieren van samenwerken.

En soms moet je gewoon even spelen op je werk. Lekker klooien. Iets proberen waarvan je niet weet of het gaat werken. Dat is niet naïef, dat is hoe 3M tot de uitvinding van de Post-it is gekomen.

De juiste voorbereiding maakt het verschil

Voordat je zoiets kunt doen, moet de organisatie er klaar voor zijn. Bij Voys hechten we veel waarde aan openheid en vertrouwen. Onze collega’s durven fouten te maken en dingen te proberen. Die veiligheid is cruciaal als je een hele organisatie wilt laten experimenteren op onbekend terrein.

We communiceerden vooraf heel bewust: dit mag falen. Word niet verliefd op je prototype, want waarschijnlijk gooi je het daarna weg. Wat ertoe doet is dat we samen leren.

Om iedereen op hetzelfde vertrekpunt te krijgen, organiseerden we pre-training sessies voor verschillende delen van de organisatie. Over wat AI wel en niet kan. Over hoe je met een machine praat. Over lokale en veilige AI, automatisering, RAG, vector databases, en over data, security en privacy. Die basis maakte het verschil tussen frustratie en flow op dag één.

Het format: Startup Weekend, maar dan met AI

Dinsdagochtend was de aftrap. “Donderdag om 2 uur sta je hier weer. Met een werkende demo. Met een team collega’s dat je dan beter kent dan vandaag. Met skills die je nu nog niet hebt.” Daarmee opende Wouter het event, waarvoor we het format van het Startup Weekend hadden gebruikt.

Daarna pitchten 26 collega’s verschillende ideeën waar ze aan wilden werken. Zestig seconden per pitch. Een stemronde volgde, waarna er teams ontstonden rond de beste ideeën. De enige eis: elk team moest bestaan uit een mix van business, developers en creatives. Meer dan 110 deelnemers, op ons kantoor in Groningen en remote, van België en Zuid-Afrika tot Bali en Madeira. Daaromheen bewogen zeven coaches met verschillende domeinexpertises, van legal tot prompting. We werkten in sandbox-omgevingen met testdata zodat iedereen zonder risico kon experimenteren. De coaches keken mee met een frisse blik en stelden de juiste vragen op het juiste moment.

Zestien werkende demo’s later

Op donderdagmiddag moest ieder team een werkende demo presenteren. Geen fancy presentatie: het moest het gewoon doen. De jury beoordeelde op vier criteria:

• hoe goed is de demo;
• lost het een echt probleem op;
• is AI slim ingezet;
• en zou je het zelf willen gebruiken?

We hadden vooraf drie niveaus gedefinieerd. Collega’s die nauwelijks met AI hadden gewerkt, collega’s die al werkten met ChatGPT en custom GPT’s, en collega’s die al met agents en tools als N8N aan de slag waren. Eigenlijk is iedereen minstens één niveau gestegen. Collega’s die dinsdag nog nooit een prompt hadden geschreven stonden donderdag vol trots een werkende demo te presenteren.

Zo stond een van de collega’s een prachtige agentic AI voicebot – of Voys bot 😉 – te demonstreren. De bot hielp mensen die bang zijn om te bellen om op een veilige manier te kunnen oefenen met het voeren van een telefoongesprek. Inclusief een merknaam en een testtelefoonnummer, wat we op dat moment allemaal konden gebruiken.

De grootste verrassing had niets met AI te maken

De grootste bijvangst van het event had weinig met AI van doen: het cross-functioneel samenwerken zelf. De salescollega die met developers overlegt, marketing die met support meekijkt. Iemand van finance die vanuit een productperspectief denkt. Gemengde clubjes die vanuit totaal verschillende perspectieven naar hetzelfde probleem kijken. Zo zet je in drie dagen stappen waar je normaal weken over doet.

AI was het thema van de hackathon. Maar ook zonder AI is het bij elkaar zetten van cross-functionele teams om échte problemen op te lossen enorm waardevol. Wat er ontstaat als je mensen uit verschillende hoeken van je bedrijf samenbrengt en ze de ruimte geeft om te bouwen: dát is waardevol voor alles wat je als bedrijf wilt doen.

Dit wilde ik zelf ook ervaren

Drie dagen lang keek ik als coach toe hoe teams van nul naar een werkende demo gingen. Dat deed iets. Als zij dit in drie dagen kunnen, wat kan ík dan bouwen?

Ik wilde met alleen open source-systemen volwaardige voice agents maken. Een veilige, private transcriptieservice. En stemklonen waarmee je keuzemenu’s maakt. Niet met audiobestanden, maar door uit te schrijven wat je wilt en de audio te laten genereren in jouw stem.

Ik dacht eerlijk gezegd dat het onmogelijk zou zijn om alle open source diensten die je daarvoor nodig hebt aan elkaar te knopen. Ik zat er compleet naast. In drie dagen bouwde ik het volledige systeem. Niet op prototype-niveau, maar als een volwassen service-architectuur.

Ik heb ooit zelf stukken van de eerste versie van het Voys-systeem gebouwd. Het duurde vijf jaar voordat daar een volwassen platform uit ontstond. Nu vertel ik de AI wat ik wil en zie ik de applicatie voor mijn ogen verschijnen. Voorkant, achterkant, en ja: de AI test die applicatie ook zelf.

Het zit niet in de tool, het zit in de vraag

“Maar de AI doet vaak zulke domme dingen.” Ja, dat klopt. Bij mij ook. En eigenlijk komt dat vrijwel altijd doordat ik niet goed heb uitgelegd wat ik wil. Met de juiste vragen, de juiste werkwijze en het juiste raamwerk om die vragen te stellen, zijn de resultaten verbijsterend goed.

De leercurve is voor iedereen anders. Maar het mooie is: je kunt AI gebruiken om te leren werken met AI. Dat klinkt als een grap, maar het is de snelste manier. En als dat eenmaal klikt, bouw je in je eentje in maanden wat een team drie jaar geleden nog jaren zou kosten.

De keerzijde: je hoofd houdt het niet vol

Die enorme productiviteit heeft een keerzijde waar ik eerlijk over wil zijn.

Waar ik hyperproductief ben, zit er geen rust meer in mijn werk. Het is alleen nog maar actief denken, beslissen, sturen. Alle saaiere administratie en routinetaken – alles wat voorheen een mentaal pauzemoment was – die zijn weg. Wat overblijft is puur cognitief zwaar werk, de hele dag.

Dat houdt je hoofd niet vol. Ik heb er veel over gelezen en veel over doorgestuurd gekregen van mensen die hier diep mee bezig zijn. We zullen fundamenteel anders naar kenniswerk moeten kijken. Niet alleen naar wat we ermee kúnnen, maar naar wat het van ons vraagt.

Wat maakt jou werkelijk onvervangbaar?

Dit verhaal begon twaalf jaar geleden met een Slack-bericht over AI. En het begon opnieuw tijdens de AI hackathon, toen ik zestien teams zag bouwen wat ze drie dagen eerder voor onmogelijk hielden.

Mijn advies aan jou: ga eens heel kritisch naar je werk kijken. Als software schrijven zo toegankelijk wordt en kennis echt gedemocratiseerd is, wat blijft er dan over van jouw bedrijf? Van jouw baan?

Ik heb de antwoorden niet. Wat ik wel weet: een collega zei deze week dat continu leren en het overbrengen van die kennis wellicht de belangrijkste investering is die je kunt doen. In jezelf en in een bedrijf. Die opmerking blijft hangen.

Ik denk dat we ons pas later gaan beseffen dat er een tijd was voor en na AI. En dat dit AI Discovery Lab het moment was waar dat verschil voor ons ontstond.

Wil je vaker dit soort verhalen lezen en de learnings die we opdoen als organisatie als eerste in je inbox vinden? Op voys.nl/mark kun je je aanmelden voor mijn nieuwsbrief.

Dan nog even dit

Dank Wouter. Je was de drijvende kracht achter het event. Wat begon als een idee in mijn hoofd wist jij te vertalen in een volwaardig event dat helemaal van ons was. Lucas, without your tech skills and AI enthusiasm we would have been nowhere. Big thx. Dorin, je was de beste coach op de juiste plek. De manier waarop je kennis overbrengt en precies genoeg maar niet te veel weet te vertellen is bewonderenswaardig. Auke, dank voor het begeleiden van het event en de rust die je bracht in iets waar hype al snel de overhand neemt. Christel, dank voor het jureren. Je kennis en expertise in combinatie met je oprechte verwondering waren de beste combinatie. En dan nog een shoutout naar Bart voor je datakennis en prachtige presentatie over hoe de machine nou echt werkt. En Judith, voor je juridische kennis en inzet. Dat we veilig met de juiste data kunnen werken en omgaan is dankzij jou.