10 jaar Holacracy: is het nog steeds ons go-to systeem voor zelfsturing?
Dit voorjaar vieren we een mooie mijlpaal: tien jaar Holacracy bij Voys! We laten dit moment niet voorbijgaan zonder stil te staan bij ons avontuur, de fouten die we hebben gemaakt en de momenten waarop Holacracy supergoed heeft gewerkt in de afgelopen jaren.
We nodigden collega’s Evert Jan en Bart uit voor een gesprek. Zij hebben naast hun belangrijkste rollen van product coach en data professional de rol Holacracy bij Voys. In deze blog delen zij hun ervaringen met Holacracy, de voor- en nadelen ervan en hun visie op de toekomst van zelfsturing bij Voys.
Ben je niet bekend met Holacracy? Geen zorgen, dan leggen we het kort uit. Holacracy is een systeem voor zelfsturing dat de traditionele top-down managementstijl overboord gooit. In plaats van managers die het voor het zeggen hebben, wordt de besluitvorming binnen een bedrijf verdeeld over zelforganiserende teams.
Iedereen in de organisatie heeft duidelijke rollen met duidelijke verantwoordelijkheden, waardoor collega’s de vrijheid hebben om écht eigenaar te zijn van hun werk. Het draait allemaal om flexibiliteit en transparantie zonder dat er een hiërarchie nodig is, in de traditionele zin van het woord.
Waarom Holacracy?
Laten we in gesprek gaan met Evert Jan en Bart. Allereerst wilden we weten welke verwachtingen zij hadden toen ze bij Voys begonnen te werken. Was Holacracy bijvoorbeeld een overweging om bij Voys te solliciteren?
“Ik kende Voys al vanuit mijn vorige baan. Toen ik hoorde dat Voys met Holacracy werkte, was dat voor mij de reden om hier te solliciteren”, legt Evert Jan uit. “Ik was benieuwd of het ook echt volledig geïmplementeerd was, daarom stelde ik die vraag tijdens het sollicitatieproces: hoe echt is het? En werkt het echt? En als dat het geval is, dan wil ik dat graag ervaren.”
Bart had al ervaring met zelfsturing opgedaan bij zijn vorige baan, maar op kleinere schaal: “Ik werkte op een afdeling waar ze Scrum en Holacracy introduceerden, maar deze systemen werden niet bedrijfsbreed geïmplementeerd. Ze hebben bijvoorbeeld nooit de Holacracy Constitution ondertekend.”
Het zelfsturende karakter van Voys was een belangrijke reden om bij Voys te solliciteren: “Ik heb het altijd een fantastische manier van werken gevonden. Het werkt goed als je gewend bent verantwoordelijkheid te nemen voor je eigen werk, en dat is wat ik wilde.” Het vinden van Voys was een toevalstreffer: “Ik zocht expliciet naar een zelfsturend bedrijf in Groningen binnen de telecomsector, en dat was Voys.”
Evert Jan tijdens een Voys-feestje.
Traditionele hiërarchie versus Holacracy
Op de vraag wat het grootste verschil is tussen werken in een meer traditionele, hiërarchische organisatie en bij Voys, heeft Evert Jan een duidelijk antwoord:
“In een zelfsturende organisatie werk je in een compleet andere omgeving, vooral als het gaat om leiderschap. Managers zien het als hun werk om beslissingen te nemen. En hoezeer ze ook benadrukken dat ze vooral faciliteren dat er beslissingen worden genomen, verwarren ze het vaak met denken dat ze die beslissingen ook daadwerkelijk zelf moeten nemen. En dat is iets wat ik hier bij Voys heel anders vind gaan.”
Daarnaast benadrukt hij de invloed van de Nederlandse cultuur in het algemeen: “Ik heb bij internationale bedrijven gewerkt waar de cultuur van de maatschappij weerspiegeld wordt in de manier waarop het bedrijf opereert. Dat resulteert vaak in een duidelijke hiërarchie. In Nederland is de cultuur redelijk 'plat', de machtsafstand is minder groot. Een traditioneel hiërarchisch bedrijfsmodel zou verdere ontwikkeling tegenhouden, omdat het niet past bij de Nederlandse maatschappij in het algemeen.”
Bart deelt zijn ervaring: “Ik werkte voor een detacheringsbureau en had altijd minstens drie managers: een vanuit de klant en een sales- en hr-manager van het detacheringsbureau. Toen ik zelf teamleider werd, realiseerde ik me dat ik niet mijn collega’s wilde managen - ik wilde onderdeel zijn van het team. Daarom heb ik me gefocust op het wegnemen van obstakels voor mijn collega's en hen te ondersteunen, in plaats van de traditionele 'manager'-rol op me te nemen.”
Wat werkt goed?
Op de vraag in welke gevallen Holacracy echt uitblinkt, wijst Evert Jan op de empowerment die het collega's geeft. “Iedereen voelt hier de vrijheid om iets te zeggen als ze merken dat er iets niet klopt. Dat gevoel van empowerment zit dieper ingebakken bij Voys-collega's dan ik gewend ben in andere organisaties.”
“Holacracy bevordert participatie, wat volgens mij een belangrijke reden is waarom mensen zich op hun gemak voelen om hun stem te laten horen.” Hij geeft ons een concreet voorbeeld: “Toen de kinderen van 'Alleen maar bazen' - een initiatief van JINC dat scholieren de kans geeft om een dag een bedrijf te leiden - ons kantoor bezochten, deden ze mee aan een Tactical meeting en voelden ze zich zo op hun gemak dat ze hun eigen spanningen als items op de agenda zetten. Het is zo verankerd in Holacracy en dat is iets waarvan ik zie dat het heel goed werkt bij Voys.”
Bart is het daarmee eens en deelt zijn ervaringen over hoe Holacracy verschillende persoonlijkheden ondersteunt: “Wat ook heel goed werkt met de spelregels die we hebben met Tactical en Governance meetings is dat er veel momenten zijn waarop je een ronde maakt waarin iedereen aan het woord komt. Dit voorkomt dat collega's die op de voorgrond staan de agenda van de meeting bepalen. Ik denk dat meer introverte collega's zich hierdoor ook erg op hun gemak voelen.”
Evert Jan voegt daaraan toe: “De processen binnen Holacracy beschermen dat echt en zorgen ervoor dat iedereen wordt gehoord.”
Ook als het gaat om het aanpassen en verbeteren van processen en de bedrijfsstructuur, zijn Evert Jan en Bart het erover eens dat Holacracy een goed systeem is om mee te werken. Bart legt uit: “Het is niet alleen theoretisch mogelijk om een proces of de bedrijfsstructuur aan te passen, zoals in alle organisaties, maar met Holacracy is het ook eenvoudig in de praktijk uit te voeren. Daarom zie je het ook daadwerkelijk gebeuren.”
“Bij andere bedrijven zie je dat het veel tijd kost. En als het eenmaal gebeurd is, duurt het lang voordat er een nieuwe wijziging kan plaatsvinden”, zegt Evert Jan. “Met Holacracy kun je de organisatie binnen een dag veranderen.”
Bart tijdens PACE-week.
Aandachtspunten en uitdagingen
Natuurlijk is Holacracy en de manier waarop we dit systeem bij Voys gebruiken niet perfect en brengt het soms uitdagingen met zich mee.
Bart legt uit: “Mensen lijken weleens te vergeten of denken dat er binnen Holacracy geen hiërarchie bestaat, maar dat is niet waar. Er bestaat een hiërarchie van doelen, van purposes. Als je je die niet realiseert, kan het een valkuil worden.” Hij vertelt verder: “Het kan lastig zijn als je het ingewikkeld vindt om te bepalen wat je prioriteit moet geven, en er wordt niet altijd gehandeld naar deze hiërarchie van purposes.”
Daarmee is Evert Jan eens, hij voegt toe: “Ik denk dat dat komt omdat het heel moeilijk kan zijn om acties uit die purposes te vertalen naar werk binnen je eigen rollen.”
Bart wijst op een andere interessante observatie: “Holacracy zegt niets over een heleboel zaken. Veel van de dingen die je nodig hebt om een bedrijf te leiden en die in een traditionele, hiërarchische structuur bij een manager zouden liggen, zijn geen onderdeel van Holacracy. Dus dat is een uitdaging. Bij Voys hebben we dit opgelost door een aantal add-ons te introduceren.”
Zelfsturing laten werken voor Voys
Over add-ons gesproken: we maken bijvoorbeeld gebruik van het Baarda-model voor ons salarishuis, de beyond budgeting-methode om budgetten te stellen en hebben een proces waarmee we onze strategie vormgeven. Onlangs hebben we de Scrum-methode geïmplementeerd voor onze developmentteams. Hoe werken Scrum en Holacracy samen?
Evert Jan, die zich voornamelijk bezighoudt met productontwikkeling, weet precies hoe dit in elkaar steekt: “De relatie tussen Scrum en Holacracy is best interessant. Beide methodes draaien om zelfsturing, maar hebben hun eigen unieke kenmerken.” Bart vult aan: “Scrum is oorspronkelijk ontwikkeld voor software- en productontwikkeling en heeft een aantal rollen die vooraf duidelijk gedefinieerd zijn - zoals de Product Owner en Scrum Master.
Evert Jan vervolgt: “Holacracy is flexibeler: het systeem past zich continu aan door steeds nieuwe oplossingen uit te proberen. Het mooie is dat je Holacracy kunt zien als een soort Lego-systeem voor organiseren: je kunt rollen en verantwoordelijkheden heel gemakkelijk aanpassen en opnieuw indelen. Scrum kun je dan zien als een kant-en-klare set van best practices die je in dat systeem kunt invoegen.”
Holacracy en leiderschap
Vijf jaar geleden schreef Voys-oprichter Mark dat leiderschap essentieel is in zelfsturende organisaties. Net als toen blijft leiderschap ook nu een aandachtspunt.
“Als je geen traditioneel leiderschap hebt, is er niemand automatisch verantwoordelijk voor zowel de positieve als negatieve kanten van persoonlijke en professionele ontwikkeling,” vertellen Bart en Evert Jan.
Evert Jan gaat verder: “Holacracy is gelijkwaardig by design. En dat is heel waardevol als het gaat om ideeën, meningen en interactie. De uitdaging die ik zie is dat er veel potentieel in mensen kan zitten dat op dit moment niet wordt benut. Door het gebrek aan 'automatische verantwoordelijkheid' wordt het te diffuus in onze organisatie. Persoonlijke en professionele ontwikkeling zijn moeilijke onderwerpen, omdat je moet nadenken over wie ben ik? Wat wil ik echt? En past dat nog wel bij wat de organisatie wil?”
Bart ziet dit ook gebeuren in strategisch leiderschap: “Bij Voys erven we onze strategie over van de hoofdcirkels naar de subcirkels. Het balanceren van het doel van elke subcirkel met de strategie van de hoofdcirkels, en begrijpen hoe dat allemaal past in het dagelijkse werk, is soms een hele uitdaging. Misschien komt dat door het diffuus georganiseerde leiderschap.”
De inzichten van Evert Jan en Bart laten zien dat hoewel Voys Holacracy al tien jaar gebruikt, er nog steeds werk aan de winkel is.
De toekomst van Holacracy bij Voys
Hoe zien Bart en Evert Jan de komende jaren? Blijft Holacracy de manier waarop Voys de zelfsturende organisatie vormgeeft?
“Ik denk dat we over tien jaar zeker geen Holacracy meer hebben,” voorspelt Evert Jan. Hij legt uit waarom: “We zullen zeker zelfsturend werken, dat is nu ook verankerd in onze missie omdat we steward owned zijn, maar misschien gebruiken we een ander framework. We hebben iets nodig dat zich voortdurend ontwikkelt en dat meegaat met de wereld om ons heen.”
Bart kijkt er anders tegenaan: “Ik weet dat het huidige raamwerk flexibel genoeg is, en ik zou het niet erg vinden als we blijven ontwikkelen binnen hetzelfde raamwerk waarmee we nu werken. We hebben nog niet alles geprobeerd wat er te proberen valt.” Hij vervolgt: “Het is oké dat we nog niet alle mogelijkheden binnen Holacracy hebben uitgeprobeerd. Naarmate de wereld verandert en het bedrijf groeit, zal de organisatie andere dingen nodig hebben. Zo richten we ons op dit moment op internationalisatie en Holacracy biedt de flexibiliteit om daarmee te experimenteren.”
In beweging blijven
Terugkijkend op tien jaar Holacracy bij Voys is één ding duidelijk: we blijven in beweging. Zelfsturing zit diep geworteld in onze organisatie, maar het Holacratische kader waarmee we dat vormgeven is niet statisch.
Net zoals onze kernwaarde 'Evolve' zegt: de wereld staat niet stil, en wij ook niet. Of we nu Holacracy gebruiken als ons raamwerk of een ander systeem, één ding is zeker: we blijven verbeteren, we blijven experimenteren en het allerbelangrijkste, we blijven een zelfsturende organisatie.
Deel jouw inzichten
Geïnteresseerd in ons Holacracy-avontuur? Check dan onze Holacracy-serie die we publiceerden voor ons vijfjarig jubileum.
Werk je met Holacracy en heb je interessante inzichten die je wilt delen? Laat het ons vooral weten door een mail te sturen naar agency@voys.nl.
Meer verhalen lezen?
In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!
Ga naar het blogoverzicht
