Werken waar en wanneer je wilt: zo ben je telefonisch bereikbaar

Update november 2021: De situatie rondom corona en thuiswerken verandert zo nu en dan. In dit stuk lees je hoe je je telefonische bereikbaarheid aanpast: of je nu volledig thuiswerkt, juist weer naar kantoor gaat of kiest voor een combinatie tussen die twee.

Binnenkort vervalt de thuiswerkplicht. Bij veel bedrijven zal op kantoor werken niet meer zo gaan als voorheen. Sommige mensen kiezen voor de combinatie werken vanuit huis en op kantoor, anderen werken een tijdje vanaf de andere kant van de wereld. Waar je werkplek ook is, telefonisch wil je goed bereikbaar zijn voor je klanten. Als je switcht van of tussen werkplek(ken), hoe regel je dan dat je bereikbaar bent en blijft op je zakelijke nummer?

Hybride of gedistribueerd werken is de afgelopen tijd in een stroomversnelling terechtgekomen. Je werkt samen met je collega’s, terwijl jullie niet allemaal op dezelfde plek zitten. In deze blog vertelt collega Wouter hoe je in drie stappen van hybride werken een succes maakt.

Waar je ook zit, om je volledig op je werk te kunnen richten, is het belangrijk dat essentiële zaken goed werken, zoals je telefonie. Was je de afgelopen tijd vooral thuis aan het werk, dan is de kans groot dat je je telefonische bereikbaarheid aan die situatie hebt aangepast. Werk je nu of binnenkort (soms) weer op kantoor? Of kies je ervoor om verschillende werkplekken te hebben? Dan is het handig om je bereikbaarheid aan te passen naar de situatie zoals die nu of straks is.

Bereikbaar blijven

Heb je niets gewijzigd aan je telefonische bereikbaarheid de afgelopen tijd? Dan hoef je nu niets te doen. En heb je wel zaken gewijzigd, maar bevalt dat nu prima? Ook dan kun je de boel zo laten. Ben je in coronatijd bijvoorbeeld overgestapt op de webphone en wil je die blijven gebruiken, dan hoef je niets aan je bereikbaarheid te doen.

Heb je wel wijzigingen aangebracht en wil je nu of straks bereikbaar zijn op een andere manier, check dan hieronder welke situatie bij jou past en volg de instructies. We hebben de meestvoorkomende scenario’s op een rij gezet.

Ik gebruik nu de app en wil mijn kantoortoestel weer gebruiken

Wanneer je de app hebt gebruikt en je je kantoortoestel weer wilt gebruiken, is er het een en ander dat gewijzigd moet worden. Hieronder vind je een stappenplan waarmee je ervoor zorgt dat je je kantoortoestel weer kunt gebruiken om mee te bellen.

• Log in in freedom.voys.be met je gebruiker.
• Ga naar beheer en dan naar gebruikers. Klik op het e-mailadres van de gebruiker.
• Ga naar telefonie-instellingen, klik op het streepje en deselecteer je app-account in Freedom. Klik daarna op opslaan.
• Sluit het toestel weer aan.
• Wanneer er voor het VoIP-account weer een groen bolletje staat, is het weer up and running en kun je weer bellen met het vaste toestel.
• Mocht dit na een half uurtje niet gebeuren, check dan op voys.be/handleidingen hoe je je toestel opnieuw registreert.

Heb je bovenstaande stappen doorlopen? Dan kun je je vaste toestel weer aansluiten en ermee bellen.

Ik gebruik nu de webphone en wil mijn kantoortoestel weer gebruiken

Ook om deze instellingen weer goed te zetten, doorloop je een aantal stappen.

• Log in in freedom.voys.be met je gebruiker.
• Ga naar beheer en dan naar gebruikers. Klik op het e-mailadres van de gebruiker.
• Ga naar telefonie-instellingen en deselecteer je webphone-account in Freedom. Klik daarna op opslaan.
• Sluit het toestel weer aan.
• Wanneer er voor het VoIP-account weer een groen bolletje staat, is het weer up and running en kun je weer bellen met het vaste toestel. Mocht dit na een half uurtje niet gebeuren, check dan op voys.be/handleidingen hoe je je toestel opnieuw registreert.

Ik gebruik nu een doorschakeling naar mijn mobiele nummer en wil mijn kantoortoestel weer gebruiken

Dan is het belangrijk om de doorschakeling naar je mobiele nummer aan te passen naar het VoIP-account dat gekoppeld is aan je kantoortoestel. In deze handleiding leggen we uit hoe je je belplan wijzigt en ervoor zorgt dat je kantoortoestel weer gaat rinkelen.

Ik gebruik nu de app en wil afwisselend de app en mijn kantoortoestel gebruiken

Dat kan. Als je twee verschillende VoIP-accounts gebruikt, hoef je alleen maar te switchen in de eindbestemming van de gebruiker. In deze handleiding lees je hoe je wisselt in de bereikbaarheid van de gebruiker.

Wanneer je gebruik maakt van hetzelfde VoIP-account voor zowel het kantoortoestel als de app, zul je elke keer het account om moeten switchen. Dit is geen ideale situatie, want dan moet je elke keer de stappen herhalen die staan onder het scenario ‘Ik gebruik nu de app en wil mijn kantoortoestel weer gebruiken’. Daarom is het beter om gebruik te maken van twee verschillende VoIP-accounts, zodat je makkelijk switcht in de bereikbaarheid van de gebruiker.

Ik gebruik nu de webphone en wil afwisselend de webphone en mijn kantoortoestel gebruiken

Wanneer je dit wilt doen, trek je de stekker uit de vaste telefoon. Het duurt ongeveer een half uur voordat de registratie met ons platform is verlopen. Als je naar VoIP-account gaat in freedom.voys.be, zie je achter het gebruikte VoIP-account een bolletje. Is dit rood, dan kun je de webphone gaan gebruiken. Hier vind je een handleiding die uitlegt hoe je de webphone instelt.

Ik heb mijn toestel van kantoor meegenomen naar huis en nu ga ik weer terug naar kantoor

Dit is een gevalletje van internet- en stroomkabel inprikken, en bellen maar. Gegevens als je telefoonnummer, gebruikersnaam en wachtwoord, zijn opgeslagen in de configuratie van het toestel. Dit hoef je daarom niet opnieuw in te stellen.

Ik heb mijn bereikbaar ingesteld op mijn kantoortoestel, toch blijft mijn app overgaan

Waarschijnlijk staat het VoIP-account van de app in het belplan en niet je gebruiker. Met een gebruiker kun je switchen in de eindbestemming. Neem eens een kijkje in het belplan in freedom.voys.be en check of je gebruiker of het VoIP-account erin staat. In deze handleiding ontdek je hoe je je belplan wijzigt.

Ik heb mijn openingstijden aangepast, die wil ik graag weer terugzetten

Met de module Openingstijden bepaal je wat er gebeurt als iemand naar je telefoonnummer belt. Heb je je openingstijden aangepast omdat de situatie veranderde in de afgelopen maanden en wil je deze nu weer terugzetten? Dit regel je in je belplan. In deze handleiding leggen we uit hoe je je openingstijden aanpast.

Past geen van bovenstaande scenario’s bij jouw situatie? Geen nood. Neem dan even contact met ons op, dan zorgen we er samen voor dat je bereikbaar bent en blijft.

Altijd flexibel met de functie Gebruiker

Wie werkt met een gebruiker in het belplan, is flexibel. Je switcht dan gemakkelijk in de eindbestemming en bereikbaarheid van een gebruiker. Zo kun je ervoor kiezen om bereikbaar te zijn op een vast toestel, via de Voys app, de webphone of op je 06-nummer. Een voorbeeld: als je op kantoor bent, kun je bereikbaar zijn op je vaste toestel. Zit je in de auto? Dan kun je je bereikbaarheid instellen op de Voys app of je 06-nummer. Zo ben je altijd en overal bereikbaar op een manier die bij jou past.

Wanneer je met meerdere collega’s werkt en je wilt dat de alle telefoons van een groep collega’s overgaan, kun je gebruik maken van een belgroep. Zet hier je gebruiker in en geef aan waar de telefoon moet gaan rinkelen. Wil je even niet bereikbaar zijn? Dan zet je je gebruiker op ‘niet bereikbaar’ en gaat de telefoon alsnog over bij je collega’s. In deze handleiding lees je hoe je een gebruiker aanmaakt.

Heb je hulp nodig bij het instellen van je telefonie? Of je heb je een andere vraag? Neem gerust contact met ons op via 03 303 4020 of via info@voys.be. We helpen je graag.