Onmisbaar voor jouw telefooncentrale: de Gebruiker (met slimme features!)

auteursafbeelding
Sanne Bakker
4 december 2023 Clock 5 min

De Gebruiker: ben je klant bij Voys, dan heb je er minimaal één van. Je weet vast wel dat je met de Gebruiker kunt inloggen op je Freedom telefooncentrale. Maar de Gebruiker is zoveel meer dan dat. Een multifunctionele tool die, wat ons betreft, onmisbaar is om de bereikbaarheid van jouw bedrijf zo goed mogelijk in te richten. 

In deze blog leg ik je precies uit hoe je de Gebruiker optimaal inzet. 

Eén inlog voor alle Voys-producten

De Gebruiker is er niet alleen om in te loggen op Freedom, maar in alle producten van Voys. Superhandig, zo maak je met één inlog gebruik van de Voys App, de Voys Webphone en de browser plug-in

Werk je met meerdere collega’s? Een Gebruiker toevoegen is een fluitje van een cent. Goed om te weten: aan iedere Gebruiker ken je rechten toe. Zo kan niet iedere collega zomaar van alles in de centrale doen, bijvoorbeeld het aanmaken van nieuwe (betaalde) diensten of wijzigingen aanbrengen in de telefooncentrale.  

De Gebruiker koppelen aan je toestellen

Om de Gebruiker optimaal te benutten, koppel je al jouw toestellen aan je gebruikersaccount. Dat klinkt in eerste instantie misschien niet zo interessant, maar schijn bedriegt. Door toestellen te koppelen aan je Gebruiker, richt je je centrale juist extra slim en handig in. 

Iedere collega een eigen Gebruiker: alle collega’s optimaal bereikbaar

Wanneer je de Gebruiker persoonsgebonden in wilt zetten, dan heeft iedere collega een eigen gebruikersaccount nodig. Aan die Gebruiker koppel je de toestellen waar je collega gebruik van maakt, bijvoorbeeld de Voys App, de Voys Webphone, het bureautoestel en/of het mobiele (privé)telefoonnummer van de collega. 

En nou komt de crux van het verhaal: als Gebruiker bepaal je of, en zo ja, waarop je bereikbaar bent. Hiervoor hoef je dus niet in te loggen in de telefooncentrale, je schakelt supersnel in bereikbaarheid via bijvoorbeeld je app of de webphone. Het is maar net waar jij bereikbaar op wilt zijn (of niet). 

Voor de duidelijkheid, je kunt dus alleen schakelen in de bereikbaarheid tussen de toestellen die gekoppeld zijn aan de Gebruiker. 

Voys Pulse: inzicht in de bereikbaarheidsstatus van jouw collega’s

Heb je de Gebruiker persoonsgebonden ingericht in jouw telefooncentrale? Dan zie je in één overzicht de beschikbaarheid van al je collega’s. Je ziet dus of jouw collega beschikbaar is, in gesprek is of even geen tijd heeft om telefoontjes te ontvangen. Je vindt dit overzicht nu al terug in de app en de webphone. Binnenkort is dit overzicht ook beschikbaar in Freedom. 

Het is hartstikke handig, zo’n duidelijk overzicht van wie er online is. Heb je iemand aan de lijn die graag doorverbonden wil worden naar een specifieke collega? Dan zie je direct of die collega beschikbaar is. Op basis van deze informatie beslis je zelfs eenvoudig om tijdelijk extra collega’s toe te voegen aan bijvoorbeeld een belgroep of ze er juist uit te halen. 

Sneller doorverbinden, opschalen in beschikbare collega’s of de beller laten weten dat de collega die hij of zij wil spreken even niet beschikbaar is: dit inzicht geeft je de mogelijkheid om direct bij te sturen op het aantal Gebruikers en dat op elk moment van de dag. 

We besparen je de rest van de voorbeelden (we zijn enthousiast en geef ons eens ongelijk!), maar onthou dit maar gewoon: met Voys Pulse hoef je nooit meer te checken of, en op welk toestel, je collega bereikbaar is. Dit doet Voys Pulse voor jou! 

Één intern telefoonnummer voor alle toestellen 

Even eerlijk: al die losse interne telefoonnummers in je organisatie, het is niet te doen. Dat vonden wij ook. De Gebruiker lost dit probleem voor je op. De Gebruiker heeft één intern telefoonnummer. Wil je een collega bereiken? Dan bel je het gebruikersnummer. Je collega ontvangt het gesprek dan op het toestel waarop zijn of haar bereikbaarheid is ingesteld. 

Nooit meer het bureaustoel van je collega bellen, terwijl die thuis op z’n webphone bereikbaar is. Elk telefoontje komt direct op de goede plek terecht. 

Hebben al je collega’s een bureautoestel, app, webphone én ook nog een mobiel nummer? Dan had je eerder al snel een hele waslijst aan interne nummers. Nu heb je overzicht, want al deze toestellen zijn te koppelen aan een Gebruiker en daar is dus één intern nummer aan gekoppeld. 

Inzetten van je Gebruiker in de centrale

Wil je de Gebruiker optimaal inzetten in je centrale? Vergeet dan niet om de Gebruiker te selecteren in je centrale in plaats van de losse toestellen (VoIP-accounts). Je kunt denken aan je belplan of je belgroep.

Misschien nog goed te weten: de interne nummers van losse toestellen zijn verbonden aan VoIP-accounts. Een VoIP-account zorgt ervoor dat je toestel werkt. Het is een unieke registratie van dat specifieke device. Je kunt het zien als een SIM-kaart voor een mobiele telefoon. Zonder SIM, heb je geen mobiele telefonie. Dit werkt ook zo met een (VoIP) device. Iedere device heeft een eigen registratie nodig. Aan het VoIP-account is het interne nummer van het toestel gekoppeld.

De verdere ontwikkelingen van de Gebruiker 

We zijn de Gebruiker en daarmee Voys Pulse volop aan het doorontwikkelen. Op dit moment zijn we hiermee bezig:

  • Gebruikersstatusoverzicht van alle Gebruikers in Freedom.
    Vooral heel handig voor je IT-collega’s die support leveren. Ze kunnen de beschikbaarheidsstatus van alle collega’s in één oogopslag zien.  
  • Beschikbaarheid instellen intern versus extern
    Je stelt straks makkelijk in dat je wel bereikbaar bent voor collega’s, op je interne nummer, maar voor klanten die naar jouw zakelijke telefoonnummer bellen, niet. 
  • Bereikbaarbaar op meerdere toestellen
    Op dit moment kun je jouw bereikbaarheid instellen op één device. Dit willen we veranderen, zodat het mogelijk is dat je meerdere toestellen laat rinkelen.

Wil je meer weten over de (werking van de) Gebruiker? Neem dan vooral een kijkje op onze helppagina.

Vragen of feedback?

We ontwikkelen onze producten graag met onze klanten. Dus heb je zelf nog een goed idee? Loop je ergens tegenaan? Of heb je iets bedacht dat veel mooier of beter kan? Tof, daar zijn we benieuwd naar. We kijken uit naar je belletje (of berichtje)!

Meer verhalen lezen?

In de afgelopen jaren hebben we veel geschreven over ondernemen, zelfsturend werken, de handigste tools en nog veel meer. Dus leef je uit!

Van 20 februari 2024

De perfecte telefooncentrale instellen voor jouw bedrijf – de beste tips en tricks voor het KMO

Van 24 januari 2024

Onze plannen voor 2024: nieuw jaar, nieuwe features en een nieuw product