Achter de horizon 2: het mobiele kantoor

Vorige week vertelde Marnix in zijn blog over het begin van zijn reis door Midden-Amerika waarbij hij samen met collega-filmmaker Martijn het digitale nomaden bestaan volgde van Steven en Diana. Vandaag zijn zij zelf aan het woord en lees je over hun kijk op locatie onafhankelijk werken.

Hoe houd je je klanten tevreden? Wat zijn handige tools? En hoe geef je richting aan je bestaan? Allemaal vragen waar Steven en Diana het antwoord op vonden. Lees hieronder hun ervaringen!  

Gastblog geschreven door: Steven Zwerink

Een eenmanszaak maar dan wel over de hele wereld

Wij, Steven en Diana, reizen nu al meer dan vijf jaar als digitale nomaden de wereld rond en met de eenmanszaak op naam van Diana bedienen we klanten in meer dan tien landen. Onze projecten variëren van het bouwen van websites en fotograferen van hotels en tours tot het coachen van andere reizende ondernemers. Op verschillende plekken geven we workshops en trainingen aan aanstormende (reizende) ondernemers.

Als je zoveel verschillende ballen in de lucht houdt en ook nog eens klanten in verschillende talen hebt (Engels, Spaans en Nederlands) dan vraagt dat behalve een slimme mindset ook om een paar slimme tools. Zeker als je jezelf ten doel hebt gesteld niet meer dan vier uren per dag te werken. In dit blog bespreken we een paar handigheidjes die we gebruiken om ervoor te zorgen dat we onze klanten tevreden houden.

Diana en Steven aan het werk

Tijdzones bestaan niet

Als het om grote belangrijke projecten gaat dan bestaan er voor ons geen tijdzones. Toen we in 2011 deze levensstijl begonnen, namen we onszelf voor ervoor te zorgen dat klanten niet merkten vanaf waar we werkten. We probeerden om de afspraken zoveel mogelijk te plannen tijdens onze ‘normale’ werkdag maar als dit niet kon, zetten we extra vroeg de wekker of bleven we juist wat langer op om op het gewenste tijdstip van de klant contact te kunnen hebben.

We hebben gelukkig ook geleerd om slim te plannen en helder te communiceren met onze klanten. En de meeste klanten vinden het juist wel erg gaaf dat hun website gemaakt is onder de palmbomen in Mexico of dat een coachingsgesprek gewoon plaatsvindt vanuit ons Volkswagenbusje. En het internet is tegenwoordig al zoveel beter dat je met mobiel internet overal goede gesprekken kunt voeren waardoor we een stuk mobieler zijn dan toen we begonnen in 2011. Voys regelt onze telefonie en de Voys 4G app is voor ons, als digitale nomaden, natuurlijk ideaal.

Wat is urgent? En is het echt urgent?

We hebben allebei helemaal niets met de zogenaamde to-do lijstjes. Tijdens onze tijd bij werkgevers in Nederland hield iedereen zo’n papieren boekje bij waar alle to-do’s in werden geschreven. Meestal ben je dan meer tijd bezig met het bijhouden van het boekje dan dat je daadwerkelijk iets productiefs aan het doen bent.

Toen we het steeds drukker kregen met ons bedrijf, besloten we om een gulden middenweg te kiezen. In Apple Notes houden we een gezamenlijk lijstje bij dat is onderverdeeld in drie kopjes: Belangrijk Vandaag, Belangrijk Deze Week, en Belangrijk Binnenkort. Waarbij ‘Belangrijk’ uit twee groepen bestaat: waar hebben we zin in om aan te werken en wat kunnen we niet veel langer meer uitstellen? De onderwerpen die uit deze vragen naar boven komen, komen bovenaan ons lijstje, waarbij de zaken waar we echt zin in hebben vaak de overhand hebben.

Gek genoeg is het werk waar we echt zin in hebben steeds meer gaan overlappen met het werk waar we voor betaald krijgen. Voor ons was dat een les om trouw te blijven aan onszelf en zoveel mogelijk tijd en energie te steken in die zaken die je hart laten zingen en de tijd doen vergeten.

Snel en effectief mailen

Zelfs in een bedrijf waar we maar met twee mensen werkzaam zijn, is het lastig om bij te houden welke zaken er al afgerond zijn en welke niet. Ook onze inbox loopt dagelijks vol met mailtjes en toch staat hij altijd op nul aan het einde van de dag. We mailen snel en effectief. Dit doen we met het mailprogramma Airmail. 

Met Airmail kun je slim aangeven hoe belangrijk iets is en wat de status is van een e-mail zonder dat alles in verschillende mapjes terechtkomt. Als we onze e-mail bekijken (we ontvangen dus geen push e-mails), dan kijken we welke e-mails direct beantwoord moeten worden (en dat zijn er niet zo heel veel) en welke we op een later moment kunnen beantwoorden. Als een van ons tijd of zin heeft (we houden allebei niet zo van e-mail) dan kan diegene direct zien wat er nog openstaat en zich er even doorheen werken.

Ook gebruiken we vaak onze out-of-office melding om mensen te laten weten dat we een reizend bestaan leiden en dat urgente e-mails zo snel mogelijk worden beantwoord. Dit doen we vaak met een leuke foto van een exotische werkplek waar we in die tijd verblijven. Zo betrek je klanten een beetje bij het land of de plek waar we ons op dat moment bevinden.

Moet ik dit nu doen?

Onze werkdagen bestaan vaak uit een mix van zaken waar we passie voor hebben en zaken die echt urgent zijn voor onze klanten. Bijvoorbeeld creatieve video’s maken, onze online training verbeteren, blogjes schrijven of lekker fotograferen. Vaak hebben we een of twee uur coaching via Skype gepland staan met iemand uit onze online training en werken we ook nog een paar uren aan projecten voor klanten. Dit zijn dan vaak nieuwe websites of onderhoud aan eerder gebouwde websites.

We hebben geen baas of manager meer die onze dagen inplant met afspraken of targets geeft voor de komende maand of het komende jaar. We hanteren zelfs geen groeidoelstellingen voor ons bedrijf; zolang alles maar goed voelt.

Slim kiezen

Hoe geven we richting aan ons bestaan en onze ontwikkeling? Om slim te kunnen blijven kiezen uit al het werk dat we kunnen doen en om ons niet te verliezen in te veel (of te weinig) werk, stellen we onszelf vaak de vraag: moet ik dit nu doen? Waarbij we de klemtoon op ieder woord leggen. Dit is een handige vraag gebleken om de essentie en urgentie van een bepaalde klus of beslissing aan te geven. Probeer het maar eens als je weer eens het gevoel hebt dat je moet kiezen waar je tijd aan te besteden.

Later vertel ik je graag meer over ons grote digitale nomaden avontuur. Volgende week lees je in een blog van Marnix over de uitdagingen en inzichten die hij en Martijn kregen tijdens hun bijzondere reis!