Démarrage rapide avec Voys

Pour commencer

• Étape 1 – S’identifier

  Connectez-vous à freedom.voys.be en utilisant les données de connexion que nous vous avons envoyées par e-mail. Lorsque vous vous connectez pour la première fois, la page des paramètres s’ouvre automatiquement. Vous pourrez alors suivre les étapes suivantes :

  Modifier le mot de passe : Commencez par entrer le mot de passe que vous avez reçu de notre part, puis votre nouveau mot de passe personnel.
  Vérifier et saisir les données administratives : Assurez-vous que vos données administratives sont correctes. Si votre adresse ou votre numéro de compte bancaire est incorrect, vous pouvez facilement les modifier ici. Vous pouvez également saisir l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir les factures.
  Paramètres de confidentialité : Dans les paramètres de confidentialité, lisez le message concernant la sauvegarde et l’anonymisation des données d’appel. Indiquez ensuite pendant combien de temps vos données d’appel doivent être conservées.

• Étape 2 – Ajouter des numéros externes

  Après être passé par les paramètres généraux, suis les étapes ci-dessous pour ajouter un numéro de téléphone externe mobile ou fixe. Cela te permet de renvoyer les appels sur ton numéro de téléphone fixe vers ton smartphone ou vers un correspondant externe.

  • Dans la barre de menu, cliquez sur « Admin », puis choisissez « Fixe/Mobile »
  • Clique sur « Ajouter ».
  • Numéro de téléphone : Entrez le numéro de téléphone vers lequel vous souhaitez renvoyer les appels. Il peut s’agir d’un numéro fixe ou mobile, mais vous pouvez aussi choisir un numéro étranger.
  • Transfert d’identité de l’appelant: Lors du renvoi vers un autre numéro, un seul numéro peut être renvoyé. Vous pouvez choisir entre le « numéro appelé », qui est votre propre numéro de téléphone fixe, et le « numéro de l’appelant », qui est le numéro de téléphone du client. Si vous ne voulez pas voir un numéro, choisissez « Supprimer ».
  • Cliquez sur Enregistrer.
  • N’oubliez pas de mettre le numéro de renvoi dans le plan de routage. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet à l’étape 5. » d’informations à ce sujet à l’étape 5.

• Étape 3 – Créer un groupe d’appel

  Vous créez un groupe d’appel si vous souhaitez que plusieurs téléphones VoIP ou destinations finales (comme un numéro de téléphone portable) sonnent en même temps.

  Dans la barre de menu, cliquez sur Admin, puis sélectionnez Groupe d’appel.

  • Numéro interne : Choisissez un numéro à trois chiffres pour appeler le groupe d’appel en interne, par exemple 401, ou choisissez l’une des suggestions proposées.
  • Description : Donnez une description au groupe d’appel, par exemple « Équipe de vente ».
  • Méthode d’appel : Choisissez « Tous en même temps » si vous voulez que tous les appareils du groupe d’appel sonnent en même temps. Celui qui répond en premier reçoit l’appel. Si vous choisissez « Ordre de sonnerie intelligent », plusieurs critères détermineront qui se voit proposer l’appel en premier.
  • Ignorer le renvoi : Si la case est cochée, le système ignorera tout renvoi d’appel sur un téléphone VoIP individuel. Dans ce cas, l’appel sonnera uniquement vers la ou les destinations cochées dans le groupe d’appel. Si la case n’est pas cochée et que vous avez un renvoi d’appel sur votre téléphone VoIP (Renvoi d’appel), chaque appel sera alors transféré vers ce numéro de renvoi.
  • Confirmer les appels : Aussi connue sous le nom de validation des appels, cette fonctionnalité, lorsqu’elle est cochée, permet à l’appelant de recevoir un message vocal l’invitant à appuyer sur la touche 1 pour accepter l’appel entrant vers un numéro externe. Cela garantit que la boîte vocale d’un fournisseur de téléphonie mobile ne répondra pas à l’appel entrant. Nous vous recommandons d’activer cette fonction si vous avez des numéros de téléphone mobile ou fixe dans un groupe d’appel. Veuillez noter que cette fonction ne fonctionne pas en combinaison  avec les téléphones VoIP.
  • Destinations : Sélectionnez les destinations que vous souhaitez avoir dans un groupe d’appel. Il peut également s’agir de comptes VoIP en combinaison avec des numéros fixes ou mobiles. Une fois le groupe d’appel créé, placez-le dans votre plan de routage.Une fois le groupe d’appel créé, placez-le dans votre plan de routage.

• Étape 4 – Configuration de la messagerie vocale

  Il est très facile de configurer une messagerie vocale personnalisée.

  • Cliquez sur Admin dans la barre de menu
  • Sélectionnez Messagerie vocale
  • Cliquez sur Ajouter
  • Nom : Attribuez un nom reconnaissable à votre messagerie vocale. Celui-ci sera envoyé par e-mail, afin que vous puissiez savoir sur quelle messagerie vocale l’appelant a laissé un message.
  • Description : Saisissez une description pour la messagerie vocale, par exemple ‘ hors heures d’ouverture’.
    
  • Adresses mail: Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail auxquelles le message vocal enregistré doit être envoyé. Vous recevrez le message vocal en pièce jointe d’un e-mail sous la forme d’un fichier .wav. Séparez les adresses électroniques multiples par une virgule.
  • Type de message de bienvenue : Vous pouvez ici choisir le message que les appelants entendront avant de pouvoir quitter la boîte vocale. Sélectionnez Aucun pour n’émettre qu’un bip. Choisissez Par défaut pour que l’un des messages standard soit diffusé. Ces messages sont disponibles en plusieurs langues et peuvent être sélectionnés dans les paramètres des messages. Sélectionne Personnalisé pour écouter ou choisir votre propre enregistrement sonore. Tu peux télécharger les formats de fichiers suivants : .wav, .mp3 ou .gsm.
  • Envoyer un e-mail s’il n’y a pas de message. En cochant cette case, un e-mail sera envoyé si quelqu’un atteint la boîte vocale mais ne laisse pas de message.
  • Cliquez sur Enregistrer.
  • N’oubliez pas d’inclure la messagerie vocale dans ton plan de routage.

• Étape 5 – Réglage du plan de routage

  Dans le plan de routage, vous définissez ce qui doit se passer lorsque votre numéro est appelé. Votre conseiller a déjà créé un plan de routage pour rendre votre numéro accessible. Vous pouvez le personnaliser si vous le souhaitez. Votre plan de routage se trouve dans la barre de menu sous Plans de routage. Vous ouvrez le plan de routage en cliquant sur votre numéro.

  À chaque étape, vous pouvez indiquer ce qui doit se passer. Par exemple, vous pouvez choisir un compte VoIP (téléphone), un groupe d’appel (plusieurs destinations), le renvoi vers un mobile ou la messagerie vocale. Vous pouvez ajouter plusieurs étapes, ce qui vous permet d’être joignable de plusieurs façons. Par exemple, vous pouvez faire en sorte qu’un appel arrive d’abord sur 1 appareil, puis sur un certain nombre d’appareils dans un groupe d’appel. Si personne ne répond, l’appel peut être transféré vers un numéro de portable, et enfin vers la boîte vocale que vous avez définie.

  En utilisant le signe plus, vous pouvez ajouter des étapes.
  En cliquant sur les 3 points, puis sur modifier, vous pouvez modifier une étape existante.

• Une accessibilité encore meilleure

  La plateforme de Voys possède de nombreuses fonctionnalités. Vous trouverez ci-dessous une liste des extras les plus fréquemment utilisés.

  • Utilisateur  : Si vous avez plusieurs destinations, vous pouvez choisir comment vous souhaitez être joint, par exemple sur un téléphone ou via un renvoi d’appel.
  • Heures d’ouverture : Vous ne souhaitez pas être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ? Alors définissez vos heures d’ouverture afin que vos interlocuteurs sachent toujours à quoi s’en tenir (et ne tombent pas sur une ligne morte).
  • Messages : Vous pouvez facilement configurer vous-même un message de bienvenue ou une autre notification. Vous n’avez pas de voix au téléphone ? Vous pouvez nous demander d’enregistrer une notification pour vous.
  • Nom de l’appelant  : Vous avez plusieurs entreprises ou départements et vous souhaitez appeler le bon nom d’entreprise ou le bon département lors de l’enregistrement ? Avec le nom d’appel variable, vous pouvez voir le nom de la société appelée sur l’écran de votre téléphone VoIP. Allez dans le plan de routage et cliquez sur votre numéro de téléphone. Comme étape pour vos comptes VoIP ou votre groupe d’appel, choisissez Nom d’appel variable, saisissez le nom que vous voulez dans le champ et essayez !