Feestdagen & telefonie: zo regel je je bereikbaarheid in Freedom

December: de maand van lichtjes, lekkernijen en… die ene klant die graag lastminute iets geregeld wil hebben. Want terwijl jij de kalkoen in de oven schuift of probeert het laatste pakje nog op tijd binnen te krijgen, rinkelt ergens je zakelijke telefoon vrolijk door.

Nu het goede nieuws: met Voys Freedom stel je je openingstijden zo slim in dat jij én je collega’s deze feestdagen ongestoord kunnen genieten, zonder dat je klantcontact eronder lijdt. In deze blog lees je precies hoe je jouw bereikbaarheid voor, tijdens en na de feestdagen goed regelt.

Waarom je nu je telefonie goed wil instellen

Feestdagen zijn ieder jaar hetzelfde, maar verrassend vaak wordt de zakelijke bereikbaarheid op het laatste moment aangepast. Voordat je het doorhebt is het alweer december en zit je weer met die ene oom aan het kerstdiner.

Door je openingstijden vooraf goed in te stellen voorkom je misverstanden, telefoontjes buiten werktijd én frustraties aan beide kanten van de lijn. Zeker als je meerdere locaties, parttimers of aangepaste werktijden hebt, is het fijn als alles gewoon klopt. Daarom hierbij alvast de beste tips om je zakelijke telefonie goed voor te bereiden voor de feestdagen.

Zo stel je je openingstijden in via Freedom

In Freedom heb je drie modules om je bereikbaarheid te regelen: Openingstijden | Basis, Openingstijden | Geavanceerd en de Tijdelijke Omleiding. Welke je kiest, hangt af van hoe complex jouw situatie is en wat je nodig hebt.

Openingstijden | Basis: alle feestdagen eenmalig instellen

Heb je standaard openingstijden en ben je tijdens feestdagen altijd gesloten? Dan is de basismodule vaak al genoeg. Je stelt eenvoudig per dag in wanneer je wel of niet bereikbaar bent. Ideaal: met de Openingstijden | Basis hoef je eenmalig alle feestdagen in te stellen en ben je direct klaar voor alle daaropvolgende jaren (tenzij je natuurlijk iets wilt veranderen). Dus is jouw bedrijf op bijvoorbeeld Tweede Pinksterdag of Bevrijdingsdag ook gesloten? Voeg die dan direct toe. 

Bij de module Openingstijden | Basis ben je open, gesloten of het is een feestdag. Op basis daarvan wordt er bepaald wat er met je zakelijke belletjes moet gebeuren.

Wil je weten hoe je Openingstijden | Basis in moet stellen, zodat je bereikbaarheid deze feestdagen op orde is? Op onze hulppagina leggen we je dit haarfijn uit. 

Openingstijden | Geavanceerd: wanneer er meer opties nodig zijn

De meeste bedrijven hebben genoeg aan Openingstijden | Basis. Maar soms is er meer nodig. Bijvoorbeeld bij een huisartsenpraktijk, wanneer er op verschillende moment op de dag een andere routering moet plaatsvinden. Of wanneer je langere tijd telefonisch niet bereikbaar bent vanwege een zomer- of wintervakantie. Met de module Openingstijden | Geavanceerd kun je precies instellen wanneer er wat moet gebeuren met je zakelijke telefonie. 

Dus heb je meer opties nodig dan Openingstijden | Basis biedt? Dan is de geavanceerde module je beste vriend.

Tijdelijke Omleiding: alle telefoonnummers naar een voicemail

Geen zin of tijd om je belplan aan te passen? Of ben je toch vergeten om je bereikbaarheid aan te passen? Dan is de Tijdelijke Omleiding je redder in nood. De naam zegt het eigenlijk al: je leidt je telefoonnummer(s) tijdelijk om (naar een voicemail). Je kunt aangeven hoe lang deze omleiding moet duren en welke voicemail afgespeeld moet worden. Wanneer de aangegeven datum is verstreken, wordt je reguliere belplan weer actief. 

Wat nog handiger is: je kunt de Tijdelijke Omleiding ook via de Voys App of Voys Webphone inschakelen, waardoor je niet in Freedom hoeft in te loggen. Wil je het helemaal efficiënt inrichten, schakel dan de Voicemailtranscriptie in! Alle ingesproken voicemails worden dan netjes voor je uitgeschreven en naar je toe gemaild.

Tip: vergeet je meldteksten niet!

Als je bedrijf gesloten is of andere openingstijden hanteert, wil je je bellers natuurlijk wel goed informeren. Voeg daarom een duidelijke meldtekst toe aan je belplan of voicemailbox. 

Bijvoorbeeld:

“Bedankt voor je telefoontje! Wij zijn gesloten van 25 december tot en met 1 januari. Vanaf 2 januari staan we weer voor je klaar. We wensen je fijne feestdagen!” Ook leuk, je kunt gepersonaliseerde meldingen toevoegen aan je voicemail. 

📣 Pro-tip: Gebruik de Voys Tekst-naar-Spraak functie in Freedom om snel een persoonlijke boodschap in te spreken. Niet de mogelijkheid om zelf iets in te spreken, of heb je inspiratie nodig? We hebben standaardmeldingen voor je gemaakt die je gratis kunt gebruiken. Het is ook mogelijk om tegen betaling professionele meldingen op te laten nemen. 

Slimme tips voor een nóg betere bereikbaarheid rond de feestdagen

Hier zijn vier extra tips om je klantcontact tijdens de feestdagen (of een andere vakantie natuurlijk) soepel te laten verlopen:

1. Check je belroutes en belgroepen

Weet je zeker dat het juiste team de juiste telefoontjes krijgt? Controleer of je belgroepen nog kloppen. Werk je met doorschakelingen? Kijk die ook even na.

2. Stel een wachtrij in met een maximaal aantal bellers

Ben je wel (beperkt) bereikbaar? Laat klanten niet onnodig wachten als je onderbezet bent. Met een wachtrij met limiet en duidelijke meldingen houd je de verwachtingen realistisch. 

3. Zet een terugbelverzoek aan

Niet bereikbaar? Bied klanten de optie om een terugbelverzoek achter te laten. Je collega’s kunnen die makkelijk oppakken zodra het weer kan. Tip: zet de Voicemailtranscriptie aan, het ingesproken bericht wordt dan in no-time uitgeschreven en naar je toe gemaild. 

4. Plan ruim op tijd

Doe jezelf een plezier en stel je openingstijden minstens een week van tevoren in. Dan heb je de ruimte om het intern te checken, meldteksten aan te passen én eventuele klanten vooraf te informeren via mail of socials. Mocht dit allemaal niet lukken, dan hebben we altijd nog een back-up voor je: de Tijdelijke Omleiding.

De belangrijkste feestdagen om in je belplan op te nemen

Nu je toch bezig bent met het instellen van je telefonie voor de feestdagen, kijk alvast eens vooruit. Dan heb je direct alles goed geregeld voor het aankomende jaar.

Hier een overzicht van dagen waarop je mogelijk andere tijden wilt instellen:

• Kerstmis
• 31 december (Oudejaarsdag) – vaak verkorte werktijd
• 1 januari (Nieuwjaarsdag) – vrijwel altijd gesloten
• Ramadan
• Eid al-Fitr (Suikerfeest)
• Paasmaandag
• Dag van de Arbeid
• OLH Hemelvaart
• Pinkstermaandag
• Nationale feestdag
• OLV Hemelvaart
• Allerheiligen
• Wapenstilstand

Wil je ook rekening houden met andere vrije dagen, zoals een bedrijfsuitje of extra vakantiedagen van je team? Dan kun je die uiteraard ook inplannen in je schema.

Check, check, dubbelcheck: test je instellingen

Zodra je openingstijden en meldteksten zijn aangepast, is het slim om:

• je belplan te testen (je kunt jezelf even bellen op het juiste moment)
• je collega’s te vragen of hun Gebruikersstatus klopt 
• de meldtekst te beluisteren
• je voicemail of terugbelopties te checken

Zo voorkom je lastminute stress en weet je zeker dat alles werkt zoals gewenst.

Fijne feestdagen, ook voor je klanten!

Goede bereikbaarheid tijdens de feestdagen draait niet om 24/7 paraat staan. Het gaat erom dat je klanten weten waar ze aan toe zijn, dat je professioneel overkomt en dat je team ook een beetje rust krijgt. Met de tools in Freedom stel je je telefonie eenvoudig in: of je nu een ochtenddienst draait op 24 december, twee weken dicht bent of alleen op 1 januari vrij bent.

Klaar voor de feestdagen?

Log nu in op Freedom en stel je openingstijden in.

👉 Naar Freedom

Hulp nodig? Check onze hulppagina of bel met support op +3233034020. We helpen je graag.